Причинами отклонения проекта могут быть

Лекция 2. Управление содержанием проекта.

Инициация проекта является первым этапом жизненного цикла проекта. У какого-то человека или группы лиц возникает идея о некотором изменении (в жизни, в организации), о создании некоего продукта. У этого человека или групп, помимо идеи изменения, существует также определенное представление о том, зачем это изменение нужно. От ответа вопрос «Зачем нужен этот проект?» зависит тот результат, который вы будете планировать на этом этапе. Вопрос своей мотивации нужно прояснять для себя очень тщательно и стремиться к максимальной определенности. Простой пример: человек хочет выучить иностранный язык.

Зачем?

— Для того, чтобы завести приятелей в других странах и общаться с ними.

— Чтобы приехать в страну изучаемого языка и посетить достопримечательности, познакомиться с историей.

— Чтобы получить профессию переводчика.

— Чтобы переехать в эту страну на постоянное жительство.

— Чтобы читать научную литературу в своей профессиональной сфере и писать научные статьи на этом языке.

— Чтобы наладить деловые контакты с зарубежными партнерами по бизнесу.

Каждая из этих причин предполагает совершенно различный уровень владения языком (требования к качеству), возможные средства достижения целей (пойти на курсы или поступить в вуз), временные и финансовые ресурсы. Поэтому очень важно отдавать себе отчет в причинах, которые побуждают взяться за определенный проект. Это поможет максимально точно описать тот результат, который хотелось бы получить. Если вы хотите открыть тренажерный зал, то как коммерческое предприятие он предполагает извлечение прибыли. Это очевидно. Но вот какой размер прибыли вы хотите? Это важно. Если вас устраивает до десяти тысяч в месяц, то планируемым результатом может быть арендованный подвальчик с несколькими тренажерами и одним инструктором-администратором. Если же вы хотите иметь прибыль на уровне нескольких десятков или сотен тысяч, то это будет уже большой спортивный комплекс с несколькими тренажерными и танцевальными залами, сауной, фитобаром, массажным салоном и т.п.

Таким образом, от мотивации инициатора проекта зависит планируемый результат, и цели должны диктовать действия, а не наоборот. Иногда, увлекаясь проектом, люди уделяют внимание тому, что надо сделать, забывая, зачем они это делают. Результат может оказаться неожиданным и быть оценен как неудовлетворительный.

Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако удовлетворять все возникающие потребности невозможно, поскольку ресурсы всегда ограничены, так что нужно делать выбор. Решение о том, какой проект выбрать принимается исходя из наличия ресурсов, в первую очередь финансовых, предполагаемой эффективности проекта, остроты потребностей, которые нуждаются в удовлетворении. Чем масштабнее проект, тем важнее решение о его реализации, поскольку масштабные проекты определяют направление деятельности на будущее, связывают имеющиеся ресурсы.

Основные причины появления проектов:

— неудовлетворенный спрос

— избыточные ресурсы

— инициатива предпринимателей

— реакция на политическое давление

— интересы кредиторов

После формирования определенного числа альтернативных идей проекта специалист проекта должен выполнить предварительную экспертизу и исключить из дальнейшего рассмотрения заведомо неприемлемые. Причины отклонения идеи:

— недостаточный спрос на продукцию проекта или отсутствие его реальных преимуществ перед аналогичными видами продукции,

— чрезмерно высокая стоимость проекта

— отсутствие необходимых гарантий со стороны заказчика проекта

— чрезмерный риск

— высокая стоимость сырья

В процессе формирования замысла проекта должны быть получены ответы на следующие вопросы:

— цель и объект проекта

— продукция проекта — характеристика и объем выпуска

— срок окупаемости

— доходность проекта

— назначение мощность и основные характеристики объекта,

-предполагаемые источники и схемы финансирования

Предварительная проработка целей и задач:

1. Цели и задачи проекта должны быть четко сформулированы, т.к. только при этом условии может быть проработан следующий шаг — формирование основных характеристик проекта. К числу таковых можно отнести:

— наличие альтернативных технических решений,

— спрос на продукцию проекта,

— продолжительность проекта,

— оценка уровня базовых, текущих и прогнозных цен на продукцию проекта,

— перспективы экспорта продукции проекта,

— сложность проекта,

— исходно-разрешительная документация,

— инвестиционный климат в районе реализации проекта,

— соотношение затрат и результатов проекта.

2. Предварительный анализ объекта проектирования:

Как правило, используют экспертную систему.

Первый шаг: определение факторов, которые могут в значительной степени повлиять на успешность выполнения проекта.

Второй шаг: факторы располагаются в порядке убывания приоритетности.

Третий шаг: оценка весомости (ранга) каждого из перечисленных факторов. Сумма рангов равна 1.

Четвертый шаг: проекты или варианты одного проекта необходимо оценить по каждому из факторов (критериев) оценки.

Максимальный балл — 100, минимальный — 0.

Пятый шаг: экспертная оценка влияния каждого фактора. Интегральная экспертная оценка определяется как сумма по графам (9-13 в данном случае).

Таблица 5. Форма для экспертной оценки вариантов инвестиционных решений.

Данная методика может применяться как для предварительного отбора наиболее перспективного варианта осуществления проекта, так и для предварительного определения осуществимости проекта. В первом случае, для дальнейшего рассмотрения остаются альтернативы, получившие наивысшие результаты, во втором — полученная интегральная экспертная оценка проекта сравнивается с определенным заранее «ограничением снизу».

Иногда может понадобиться презентация проекта. Для этого создается концепция проекта, которая и будет представлена потенциальным инвесторам.

Концепция проекта.Концепция проекта — это его основные положения, представленные в определенной системе. Назначение концепции — определить конечные цели проекта и выявить возможные пути их достижения.Иначе говоря, в систематической форме представить, чего мы хотим и как мы это сделаем.

Обычно в концепции получают отражение:

— актуальность проекта;

— его цель и задачи;

— содержание предполагаемой деятельности;

— правовое, экономическое, организационное обоснование проекта;

— ожидаемые последствия его осуществления.

Особую проблему составляет презентация проекта, финансирование которого предполагает обращение к меценатам (благотворительный проект) и в органы государственной власти, органы местного самоуправления (бюджетный проект). Здесь поддержка во многом зависит от того, насколько удачным оказывается установление личного контакта. Поскольку это очень сложная задача с большой психологической нагрузкой на просителя средств, ему необходимо предпринять защитные меры.

Прежде всего, надо точно определить, к кому обращаться за поддержкой проекта:навести нужные справки, убедиться, что обращение имеет смысл и по деловым соображениям (у данного мецената, органа власти есть достаточные средства на поддержку проекта — всего, или его ясно выделяемой части, или конкретных лиц, занятых в проекте; подобные проекты из этого источника уже поддерживались; деловая репутация владельца средств и уважение к нему в обществе — на приемлемом уровне), и по личностным качествам (открытость к переговорам и т.д.). Организационно следует добиваться того, чтобы в решение вопроса о финансировании проекта было включено как можно меньше случайных людей нужно выстраивать наиболее короткий путь к тем, кто непосредственно принимает решение о финансировании, а это не всегда самый большой начальник или собственник финансовых средств.

Если проект достоин дальнейшего рассмотрения, определяют состав сведений, которые потребуются для его разработки:

— детальный маркетинг,

— инженерно-геологические изыскания,

— оценку окружающей среды и местных источников сырья,

— политическую обстановку в регионе. Республике, стране,

— социокультурную характеристику населения.

После того как вы определили, какие задачи должен решать проект, необходимо понять, какие результаты вам нужно получить и описать эти результаты максимально подробно. Составляем описание проекта. Помимо результата, который вы определяете как цель проекта, нужно проверить, есть ли еще какие-либо дополнительные результаты, которые вам необходимо или желательно получить. Этот результат может быть побочным эффектом, например, вы приобретаете опыт создания организации с нуля. Если вы считаете его ценным для себя, его необходимо зафиксировать как последовательность действий, набор образцов заполнения документов, заметки об особенностях работы органов, в которых регистрируется организация, и поместить эту информацию, например, в компьютере в специальной папке. Если этого не сделать, то опыт окажется утраченным, на эти действия нужно выделить время, внести в свой план-график, чтобы не забыть. Некоторые дополнительные результаты диктуются логикой проекта, например, если вы открываете магазин дорогой одежды, то логично сделать рядом хотя бы небольшую парковку, так как клиентами будут люди состоятельные, которые пользуются личным автотранспортом. Если клиенты будут постоянно испытывать трудности с парковкой рядом с вашим магазином, они, скорее всего, предпочтут покупать в другом месте.

При этом нужно понимать, что чем больше объем работ, тем выше общая стоимость проекта, поэтому проект нельзя расширять до бесконечности.

Необходимо также определить задачи, которые специально выведены за рамки проекта, то есть то, что вы делать не будете. Как правило, это те вещи, которые логично было бы сделать, но по каким-то причинам вы от них отказываетесь. Например, если вы делаете ремонт в офисе, логично будет заменить старые деревянные оконные рамы на пластиковые, но вы отказываетесь от этого, так как нестандартные размеры окон делают эту операцию неоправданно дорогостоящей, и это приведет к существенному увеличению стоимости проекта.

Другой вопрос, который нужно решить: есть ли совпадения и пересечения с другими проектами? На начальной стадии выполнения может выясниться, что кто-то уже решает аналогичные задачи, поэтому стоит уточнить, нельзя ли часть работы выполнить в рамках другого проекта. Ваш проект может входить в серию связанных друг с другом проектов, что требует как минимум согласования по срокам. Возможны и пересечения с независимыми проектами. Если вы делаете ремонт в офисе, то можете столкнуться с тем, что в этом здании предполагается плановая замена системы отопления, следовательно, вам нужно составить план работ таким образом, чтобы все чистовые работы (обои, покраска) выполнялись после того, как трубы заменят в вашем офисе. Сроки необходимо согласовать с руководителем пересекающегося проекта.

Решение этих вопросов (дополнительные результаты, задачи, выведенные за рамки проекта и совпадения и пересечения с другими проектами) позволит четко очертить границы проекта.

Планируя свою жизнь, нам все время приходится делать какие-то предположения. Создавая описание проекта, мы тоже исходим из определенных предположений, но делать их следует осознанно и фиксировать на бумаге, а также проверять их. Открывая продуктовый магазин в спальном районе, мы предполагаем, что он будет востребован жителями, но неплохо бы провести маркетинговые исследования, чтобы подтвердить это допущение. Открывая свое дело, вы предполагаете, что банк даст вам необходимую сумму кредита, но лучше сначала обратиться в банк и проконсультироваться. Ошибочность предположений может существенно повлиять на сроки, стоимость и другие параметры проекта.

Необходимо также прогнозировать проблемы, которые могут возникнуть в ходе выполнение проекта. Конечно, сложности возникают почти всегда, и полный их перечень совершенно не нужен. Речь идет о фиксации таких затруднений, которые могут повлиять на стоимость, сроки или вообще поменять подход к проекту. Например, при открытии кафе необходимо иметь ввиду необходимость большого количества разрешений от разных инстанций и жесткие санитарные нормы, которые могут оказаться невыполнимы для предполагаемого помещения. Фиксация в описании проекта возможных проблем позволяет всегда держать их в поле зрения и обращать особое внимание на их решение.

Как правило, для любого проекта существуют особые условия, диктуемые заказчиком или обстоятельством. Крайне редко при выполнении проекта менеджеру бывает предоставлена полная свобода. Всегда есть ограничения по бюджету и срокам, поскольку заказчик не будет ждать вечно или тратить бесконечное количество денег. Кроме того, возможно потребуется закупать торговое оборудование какой-то конкретной марки, использовать при ремонте только натуральные природные материалы, либо ограничить круг поставщиков. В некоторых сферах деятельности существуют свои правила, которые следует соблюдать (техника безопасности, правила охраны труда, обязательные разрешения санэпиднадзора и других инстанций). Есть и условия, диктуемые обстоятельствами. Например, подготовка программы выездных поздравлений Деда Мороза и Снегурочки должна завершиться самое позднее до середины декабря, чтобы успеть набрать заказы и исполнить их до Нового Года, иначе программа теряет смысл. Здесь мы видим ограничение по срокам исполнения проекта.

Описание проекта удобно составить в виде таблицы. В описание включаются только те сведения, которые нужны, чтобы судить о масштабе и сложности проекта и начать планирование. Информация должна быть полной, точной, краткой и не допускающей разночтений. Потребность в мелких деталях возникнет позже. Описание проекта обязательно должно быть согласовано с заказчиком. Нужно убедиться, что заказчик правильно понимает, какую задачу поставил и все последствия своих решений. После этого заказчик должен подписать описание проекта, только после этого можно приступать к детальному планированию.

Таблица 6. «Описание проекта»

Если вы работаете по собственному проекту, то ваша цель — сделать то, для чего нужен проект. Если вы работаете как прожект-менеджер для заказчика, необходимо уточнить, за что вы отвечаете: за выполнение объема работ или достижение цели проекта. Обычно менеджер отвечает за выполнение проекта, а причины, по которым он начат, касаются только заказчика. Тем не менее, лучше уточнить сферу вашей ответственности.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Назовите этапы жизненного цикла проекта.

2. Каковы основные причины появления проектов?

3. Как построить презентацию проекта?

4. Что включает в себя описание проекта?

5. Почему описание проекта должно включать в себя мотивы (причины) инициации проекта?

6. Что в описании проекта помогает очертить его границы?

7. Какие особые условия могут диктоваться обстоятельствами? Приведите пример.

Литература:

[1], стр. 56-80.

Источник