Причинами неэффективной коммуникации могут быть
Содержание статьи
Эффективные и неэффективные организационные коммуникации
Характеристика эффективных коммуникаций в организациях
Определение 1
Эффективные и неэффективные организационные коммуникации – это виды коммуникаций, выделяемые в зависимости от того, какой результат они приносят участникам.
Коммуникации могут сформировать серьезные препятствия на пути к достижению организацией ее целей. Информацию недостаточно просто передать – нужно, чтобы она была воспринята другой стороной. Коммуникационные процессы ориентированы на то, чтобы передаваемая информация была понята.
Определение 2
Под коммуникациями понимают процессы и результаты обмена информацией.
Замечание 1
Эффективными признаются коммуникации, в результате которых руководитель получает возможность принять эффективное решение.
В коммуникационном процессе выделяют следующие ключевые элементы:
- отправитель – лицо или группа лиц, которые хотят сообщить информацию,
- сообщение – информация, идея, сведения и смысл, которые отправитель хочет передать,
- канал – способ передачи информации: письменный, устный, невербальный, телефонный и т.д.,
- получатель – лицо или группа лиц, до которых отправитель стремится донести информацию,
- код – система символов и знаков, с помощью которой передается содержание сообщения. Кодом могут быть произнесенные или написанные слова, мимика, жесты, согласованные заранее условные знаки и т.д.,
- помехи (шумы) – то, что искажает содержание передаваемого сообщения,
- контекст – окружающая среда, ситуация, обстановка, включающие индивидуально различимые смыслы и ассоциации,
- обратная связь – отклик (реакция) получателя на принятое им сообщение.
Итак, в коммуникационном процессе можно выделить следующие этапы:
- формирование отправителем сообщения для передачи. Начинается с осознания желания передать информацию и включает формулирование идеи,
- выбор канала передачи данных и выражение сообщения с применением системы кодирования,
- передача по каналу закодированного сообщения,
- принятие получателем закодированного сообщения,
- расшифровка закодированного сообщения, восприятие его идеи,
- реакция получателя на сообщение.
Поскольку ни один код не является совершенным, контекст интерпретируется разными людьми по-разному, а в любом канале имеются шумы, каждый из этапов коммуникативного процесса может закончиться существенным искажением передаваемого сообщения. Причем в межличностных и организационных коммуникациях проблемы несколько различаются:
- для межличностных коммуникаций типичны проблемы, связанные с индивидуальными особенностями участников коммуникации и особенностями восприятия ими контекста,
- для организационных коммуникаций главная проблема – создание эффективной системы передачи сообщений.
Причины неэффективности межличностных коммуникаций
Межличностные коммуникации сталкиваются со следующими основными барьерами:
- барьеры восприятия. Интерпретация смысла сообщений допускает неоднозначность. В зависимости от различий в индивидуальных контекстах разные люди воспринимают одно и то же по-разному. Обычно это проявляется в форме конфликта между компетентностными сферами и порождает преграды, связанные с установками людей,
- семантические барьеры. Смысловые оттенки слов трактуются неоднозначно. На них влияют в том числе паралингвистические факторы, такие как тон речи, ее скорость и интонация, а также невербальные факторы, такие как мимика, жесты, взгляд, поза,
- барьеры обратной связи. Если обратная связь будет неэффективной, отправитель не получит достаточную информацию о правильности восприятия получателем его сообщений,
- неумение слушать. Большинство людей ориентируется на экспрессию своего внутреннего мира, а не на анализ и восприятие поступающей извне информации.
Для того, чтобы минимизировать действие этих барьеров и повысить эффективность межличностной коммуникации, получателям сообщений целесообразно применять следующие правила:
- для начала перестать говорить,
- помочь раскрепоститься и преодолеть стеснение говорящему,
- показать готовность к слушанию,
- устранить раздражающие факторы,
- сопереживать говорящим,
- быть терпеливыми,
- сдерживать проявления своего характера,
- не допускать критики и споров,
- задавать вопросы,
- еще раз: перестать говорить самому.
Отправители сообщений тоже должны соблюдать определенные правила:
- прояснять свои мысли до начала передачи их другим людям,
- быть восприимчивыми к потенциальным семантическим трудностям,
- следить за мимикой, выражением лица, интонациями, позами,
- выражать готовность понимать и открытость,
- добиваться установления обратной связи. Для этого можно задавать вопросы, попросить собеседника повторить высказанные мысли, контролировать результаты восприятия и оценивать язык жестов и поз слушателей,
- в любой момент быть готовым ответить на возникшие у слушателей вопросы.
Причины неэффективности организационных коммуникаций
Эффективность организационных коммуникаций снижается за счет:
- искажения сообщений. Это происходит как непреднамеренно, в силу трудностей межличностной коммуникации, так и сознательно, если менеджеры среднего звена не согласны с передаваемыми через них сообщениями и трансформируют их в своих интересах. Факторами искажения могут стать фильтрация, статусные различия, страх перед наказаниями или чувство бессмысленности коммуникации,
- информационные перегрузки. У системы и людей, входящих в нее, есть предел способности обрабатывать поступающие сведения. При превышении этих пределов восприятие становится невозможным,
- неэффективность организационной структуры. Чем выше вертикаль власти в организации (чем больше в ней уровней иерархии), тем сильнее искажается информация при передачи снизу вверх или сверху вниз,
- некомпетентность сотрудников,
- конфликты между отдельными работниками или подразделениями,
- низкая эффективность системы распределения задач и организации работы предприятия.
Организация систем обратной связи – один из важнейших инструментов повышения эффективности организационных коммуникаций.
Источник
Причины неэффективных межличностных коммуникаций — Студопедия
Причины неэффективных коммуникаций
Процесс коммуникации состоит из характерных элементов и этапов
Элемент | Сущность | Этап | Содержание |
Отправитель | Лицо, передающее информацию | Выбор информации для передачи | Отправитель решает, какое значимое сообщение следует передать. Информация должна быть конкретной. Расплывчатая информация будет понята неправильно или не произведет должного эффекта. |
Сообщение | Информация, закодированная с помощью символов | Кодирование и выбор канала передачи | Отправитель кодирует информацию, используя для этого вербальные или иные знаковые системы. Он так-же выбирает канал, совместимый с типом символов, использованных для копирования |
Канал передачи | Средство, с помощью которого осуществляется передача закодированной информации | Передача | Физический процесс перекоса закодированной информации от отправителя к получателю |
Получатель | Лицо, которое получает информацию и пытается понять ее смысл | Декодирование | Процесс расшифровки символов отправителя и перевода их в мысли получателя |
На каждом этапе коммуникационного процесса происходят искажение и потери информации. Например, процесс словесного оформления мыслей и их понимание с неизбежностью порождают деформацию смысла сообщения.
Для правильного понимания сообщений получатель и отправитель должны использовать одинаковые символические знаковые системы при кодировании и дешифровке. Таким образом, правильное понимание сообщений требует одинакового смыслового наполнения слов.
Коммуникации между отдельными людьми называются личностными или межличностными, а между организациями — организационными. Организационные коммуникации часто реализуются через межличностные, не всегда легко отделить одни от других. Организационные коммуникации для успеха дела не менее важны, чем межличностные. Причины неэффективности коммуникаций указаны в табл. 2 и 3
Причина | Комментарий |
Неумение говорить | Выражая мысль словами, человек использует словарный запас и строит фразы. Не все умеют говорить четко, ясно, однозначно понимаемо. Многие страдают косноязычием |
Неумение слушать | Умение слушать предполагает восприятие не только слов, но и чувств, симпатию, внимание к интересам партнера |
Семантика | Семантика — с греч. смысловая сторона языка, отдельных слов и частей слова. При вербальной коммуникации информация кодируется словами. Значение слов выявляется через опыт и может быть разным |
Плохая обратная связь | Плохая обратная связь не дает возможности установить, действительно ли сообщение, принятое’ получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали |
Невербальные преграды | Словами передается не вся информация. Значительная ее часть передается другими средствами. То, как мы говорим, бывает важнее слов, которые мы произносим, и нас могут неправильно понять, если символика слов и эмоций противоречат друг другу |
Прошлый опыт | Люди по-разному интерпретируют одну и ту же информацию в зависимости от накопленного опыта. Информация, вступающая в противоречие с нашим опытом или ранее усвоенными понятиями, зачастую либо полностью отторгается, либо искажается в соответствии с этим опытом или понятиями |
Социальные установки | У людей часто имеются предубеждения в отношении того, кому что положено знать. В этой связи они могут не передавать или не воспринимать часть информации. Например: «Детям до 16 лет…» и т.д. |
Источник
10 правил эффективной коммуникации
Эффективная коммуникация – это нечто большее, чем просто обмен информацией. Речь идет о понимании эмоций и намерений, стоящих за словами. Помимо способности четко передать сообщение, нужно уметь слушать так, чтобы уяснить полный смысл того, что говорится, и заставить другого человека почувствовать, что его слушают и понимают.
Но легче сказать, чем сделать. У каждого из нас есть уникальное мировоззрение, на которое многое повлияло: воспитание, личный опыт и окружающая среда. Кроме того, мы передаем сообщение, зная о своих мотивах и желаниях, в то время как получатели не имеют такой роскоши. Это приводит к неэффективной коммуникации.
Неэффективная коммуникация – это пререкания с окружающими, деление собеседников на победителей и побежденных. Разногласия и конфликты являются ярчайшими индикаторами того, что мы имеем дело именно с ней.
Цель же эффективной коммуникации – наладить и оберегать взаимосвязь, поддержку и рабочие взаимоотношения, взаимовыгодные и, следовательно, длительные. Как этого достичь? Стопроцентной гарантии никто не даст, однако если соблюдать определенные правила, применять некоторые техники и приемы, можно прокачать свое умение находить подход к людям и доносить свои мысли ясно и быстро.
Чтобы после диалога у обоих осталось приятное чувство взаимопонимания, придерживайтесь следующих правил.
1. Сначала слушайте
Активное слушание включает в себя задание вопросов, а также сосредоточенное усилие, которое требуется, чтобы понять ответы вашего партнера – и в то же время отказаться от их оценки. Когда вы регулярно и умело слушаете других, то поддерживаете связь с их реальностью. Быстро узнаете о достижениях и проблемах собеседника и о том, как он справляется со взлетами и падениями. Кроме того, вы показываете, что то, что важно для него, важно и для вас.
В результате ваше мнение имеет больший вес, ведь основано на реальности – реальности собеседника.
2. Проявите эмпатию
Когда другие рассказывают вам свою историю, постарайтесь понять их мыслительный процесс и увидеть мир с их точки зрения. Эмпатия – нечто большее, чем просто внимательно слушать, это умение еще и понимать, не только смысл слов, но и мотивы, эмоции, мысли другого человека. Конечно, это не просто. Но сознательное усилие уже лучше, чем обдумывание своего ответа, пока говорит собеседник.
3. Сосредоточьтесь на позитивном
Жить в негативе – это верный способ «отвернуть» от себя собеседника. Он не станет слушать вас с полным придыханием, потому что ваше появление в его жизни будет связано с жалобами, стенаниями и пессимизмом. Поэтому сосредоточьтесь на положительном. Находите общую точку зрения, даже если вы не согласны. Старайтесь радовать собеседника своим настроением, даже если ситуация к этому не располагает.
4. Будьте искренни
Когда хвалите собеседника, не нужно льстить или слагать оды в честь его поверхностных качеств. Будьте искренними.
Во время критики или обратной связи не зацикливайтесь на одном негативе, помните, что вы, прежде всего, хотите помочь. Если нужно, извинитесь.
5. Будьте конкретны
Люди пока еще не научились читать мысли. Поэтому не просто рассказывайте другим, как их цените или что вас беспокоит. Подскажите им, как можно исправить ситуацию.
Если вам не нравится что-то в собеседнике, скажите конкретно о том, что именно, и предложите выход.
6. Уважайте собеседника
Вы получаете уважение, когда демонстрируете его по отношению к другим. Признавать людей и показывать уважение можно совершенно простыми и несложными способами:
- кивнуть головой;
- улыбнуться;
- просто поприветствовать.
Избегайте сарказма и резких замечаний, которые вызывают негативные эмоциональные реакции. Говорите с другими так, как вы хотите, чтобы они говорили с вами.
7. Делайте паузы
Пауза в нашем случае – это просто остановиться и подумать, прежде чем начать говорить. При помощи автоматизма ничему новому научиться нельзя, а вы наверняка читаете эту статью для того, чтобы узнать что-то новое и привить себе полезный навык.
8. Будьте честны
Как вы себя чувствуете, когда появляется мысль-ощущение: «Он (она) от меня что-то скрывает?». Честность вовсе не означает, что вы должны делиться всем и со всеми.
Честность – это умение придерживаться прозрачности во время диалога. Если говорите на какую-то тему, не стоит вилять.
9. Знайте, когда нужно уступить
Многие люди не могут удержаться и не начать атаковать любое мнение, которое им было высказано – и часто жалеют об этом.
Помните, что люди эмоционально привязаны к своим убеждениям. Если вы безжалостно раскрываете каждый изъян в рассуждениях партнера, то даже если вы правы, он будет чувствовать себя ущемленным.
Это не значит, что вы должны соглашаться с неправильным мнением. Речь, скорее, идет о том, чтобы научиться выбирать, в каких битвах стоит принимать участие.
10. Будьте последовательны
Общение должно напоминать равномерно бегущий поток, а не хождение по раскаленным углям или океанский шторм.
Если вы будете последовательно использовать эти простые правила, то эффективное взаимодействие с окружающими вам гарантированно!
Источник
FinTimes
Источник
Глава 9. Коммуникации в менеджменте и их эффективность
§ 1. Коммуникации,
характеристика и виды.
§ 2. Причины
неэффективных коммуникаций.
§ 3. Невербальные
коммуникации, слухи.
§ 1. Коммуникации,
характеристика и виды
Управленческий
процесс невозможен без информации,
которая является предметом управленческого
труда. Под
информацией в менеджменте понимаются
сведения о состоянии объекта управления
на определенный момент времени. Она
может быть представлена в различной
форме: в виде букв, цифр, графиков, таблиц
и др.
Не всякие сведения
могут быть информацией. Они становятся
ею при наличии потребности в их
использовании, возможности
своевременного сбора и обработки, а
также при условии представления в форме,
удобной для принятия управленческих
решений. Следовательно, имеются источники
информации и ее потребители.
Коммуникации —
это обмен
идеями и информацией с целью взаимопонимания.
Они являются
основой таких понятий, как
коммуникационные
сети (информационные
потоки, существующие между отправителем
и получателем), коммуникационные
отношения (под
ними понимается многообразие
коммуникационных сетей, характеризующих
отношения между субъектом и объектом
управления), комму-никационный
стиль {отражает
наиболее предпочтительные способы
межличностных отношений, избираемые
людьми).
При видимой
взаимосвязи понятий «информация»
и «коммуникация» для последней
важно средство передачи и качество
восприятия информации. Коммуникация —
это двусторонний процесс, в котором
могут участвовать два и более лиц.
Коммуникационные
процессы структурно
включают четыре основных элемента:
отправителя
информации,
получателя
информации,
канал
информации,
саму информацию.
В составе
коммуникационного процесса, кроме того,
выделяют шиф-рацию
(кодирование) и
дешифрацию
(декодирование) информации,
а также возможные помехи
на пути ее
передачи.
Существуют
разнообразные виды коммуникаций. При
всех ее видах коммуникация считается
состоявшейся, если переданная
информация понята и по ней предприняты
соответствующие действия.
Коммуникации
классифицируются по следующим признакам
(рис.9-):
Рис. 9). Структура
и виды коммуникаций
Вертикальные
коммуникации
отражают движение информации от
руководителя к подчиненным и наоборот
(«сверху вниз» и «снизу вверх»).
Горизонтальные
коммуникации
— это передача информации или идей
между работниками (коллегами) либо
отделами одного уровня.
Диагональные
коммуникации
характеризуют взаимодействие работников
разных подразделений и служб предприятия.
Результаты
проведенных обследований свидетельствуют,
что эффективность коммуникаций
«сверху-вниз» составляет 20—25%, а
«снизу-вверх» — 10%. Наиболее
эффективными являются горизонтальные
коммуникации, эффективность которых
приближается к 90%.
§ 2. Причины неэффективных коммуникаций
Существует множество
причин, снижающих эффективность
коммуникационных процессов. Их можно
разделить на три группы: 1) зависящие от
отправителя; 2J
зависящие от получателя; 3) общие. Причины,
зависящие от отправителя:
некачественное
построение сообщения;неудовлетворительный
лексический состав;недооценка
способностей получателя;недостаточная
убедительность (аргументация);погрешность логики
сообщения;недостаточная
организация обратной связи;неумение слушать
собеседника, ставить вопрос;недооценка
невербальных коммуникаций {интонации
голоса, выражения лица, жестов,
взгляда и др.).
Причины, зависящие
от получателя:
— непонимание
важности сообщения;
предвзятое
представление (отвергающее новые идеи
в силу их новизны);неправильная
установка сознания (неприемлемость
обращения к собеседнику);
слабая память;
использование
стереотипов (традиций, стандартов
поведения в конкретной обстановке);
отсутствие внимания
и интереса;неблагоприятные
взаимоотношения и др.
Общие причины:
— половозрастное
национальное и расовое различие;
разный образовательный
и интеллектуальный уровень, «социальный
статус»;энтропия послания
— естественная утрата информации
в процессе ее передачи;недостаток опыта
отправителя и получателя;необходимость
аргументации преимуществ новых идей;затронуты интересы
третьих лиц (в ходе исполнения) и др.
С целью обеспечения
эффективных коммуникаций при построении
сообщения необходимо
соблюдать определенную последовательность.
привлечь внимание;
вызвать интерес;
изложить суть
сообщения;учесть возможность
возражений и вопросов;сделать заключение,
заостряя внимание на призыве к действию.
Формами
коммуникаций являются:
разговор «лицом к лицу», телефонный
разговор, личное послание, деловое
письмо, статистические данные,
презентации, пресс-конференции,
выступления и др.
Соседние файлы в папке 15-02-2015_14-01-01
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Источник