Не может принять участие в совещании по причине
Содержание статьи
Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме
Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей. Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой. Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны.
Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии – деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями. Грамотно сформулированный отказ позволит сохранить лояльные отношения с адресатом, несмотря на решение пропустить организуемое им мероприятие.
Сложности при написании писем-отказов
Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.
Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:
- Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
- Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
- Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
- Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.
Каждая из этих ситуаций потенциально опасна для вашего успеха. Но аккуратно составленное деловое письмо об отказе от участия в мероприятии поможет честно предупредить о своей позиции, не усугубляя текущего положения. Возможно, вы не укрепите отношения с партнером таким образом – но вы их и не испортите. Отказы – нормальная практика в деловом мире. Чем раньше вы научитесь корректно их преподносить, тем лучше.
Как оформить письмо-отказ?
Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:
- Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
- Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
- Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.
Если вы отправляете отказ по электронной почте, то большое значение имеет заголовок. Он позволяет составить первое впечатление о письме, и во многом задает настроение от прочтения. Если вы уверены, что ваш ответ будет прочитан, и планируете дальнейшие деловые отношения с адресатом, то постарайтесь избегать негативных формулировок в заголовке. Вполне вероятно, что у вашего корреспондента не появится желания открывать письмо с заголовком вида «Отказ от участия в мероприятии», поэтому лучше использовать более нейтральный вариант. Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и так далее.
Содержание письма с отказом
Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета. Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении. Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида:
Уважаемый Николай Николаевич!
Бывает и так, что известны только фамилия и инициалы отправителя. В этом случае стоит ограничиться фамилией и принятым в России деловым обращением (господин, госпожа):
Уважаемый г-н Николаев!
Использовать инициалы не следует: это не только неряшливо смотрится, но и невежливо. Если послание было отправлено от имени фирмы и об адресате неизвестно ничего, то используется универсальное «общее» обращение «Уважаемые господа!» Этого достаточно, чтобы выразить уважение при отсутствии других данных.
Даже если вы отвечаете на письмо по электронной почте, позаботьтесь о том, чтобы уведомить отправителя, на какое именно обращение направлен заказ. Вы можете оформить эти данные двумя способами: либо вынести ссылку на запрос в отдельном реквизите под номером и датой письма (обычно такие реквизиты присутствуют в общих официальных бланках), либо сообщить эти данные в начале обращения. Если вы выбрали второй способ, то письмо должно начинаться со следующих строк:
В ответ на ваше письмо от 01.02.2017 №341 сообщаем, что…
Желательно не сообщать об отказе «в лоб», особенно если данные о письме вы прописали в реквизитах. Первые строки обязательно должны иметь позитивное содержание. Вы можете выразить благодарность за присланное приглашение и отметить уникальные возможности, которые были предоставлены вам адресатом. Также можно начать письмо с вежливого сожаления о том, что приглашение, несмотря на то, что оно было желанным, по объективным причинам придется отклонить. Чтобы облегчить себе задачу, можно составить список «универсальных» фраз, которые в дальнейшем можно будет корректировать под особенности ситуации:
Благодарим за крайне интересное предложение, но к сожалению…
Мы очень ценим ваше приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество…
Спасибо за предоставленную возможность принять участие в…
К сожалению, у нас нет возможности принять участие в мероприятии в связи с…
Указание заинтересованности в партнерстве – обязательный момент. Даже если вы не планируете иметь каких-либо деловых связей с корреспондентом, выразите желание укрепить деловые связи. Это базовое правило делового этикета: вашего внимания достоин каждый, кто прислал вам письмо с приглашением. Отказ – явление повседневное, и за оскорбление не засчитывается. Но несоблюдение элементарных норм вежливости может существенно подпортить вам репутацию, особенно если вы будете отвечать таким образом всем деловым корреспондентам.
Проявляйте заинтересованность на каждом этапе. Если к приглашению прилагались дополнительные файлы, отметьте, что ознакомились с ними:
Мы подробно рассмотрели представленное вами предложение…
Мы внимательно изучили представленные документы…
Только после того, как все позитивные посылы, включая благодарность за проявленный интерес, будут выражены, можно перейти к причине отказа. Указать ее необходимо непременно: это показывает вашу заинтересованность в мероприятии, от которого вы отказываетесь, и позволяет лишний раз проявить уважение к корреспонденту.
После соблюдения всех формальностей необходимо закончить на очередном позитивном посыле. Упомяните, что будете с нетерпением ждать дальнейшего сотрудничества (новых мероприятий, возможностей и т.д.). Так вы очередной раз «подсластите» пилюлю отказа и передадите желание сохранить деловые отношения.
Источник
Я участник ООО. Как правильно ответить письменно на уведомление о проведении собрания участников ООО, если у меня не получается пойти? — Юриспруденция
Здравствуйте Инга, возможны 3 варианта при решении Вашего вопроса.
1. В соответствии со статьей 33 Федерального закона «Об ООО»:
Компетенция общего собрания участников общества определяется уставом общества в соответствии с настоящим Федеральным законом.
Т.е. Вам необходимо в данном случае руководствоваться в т.ч. и уставом ООО и если в нем предусмотрено голосование участника при невозможности принять участие в собрании участников общества с ограниченной ответственностью путем получения заранее бюллетеня для голосования его заполнения и направления в ООО для учета голоса при подведении итогов голосования, то Вы имеете право воспользоваться этим порядком.
2. Если уставом не предусмотрена такая возможность, то вы вправе оформить доверенность на любое третье лицо передав ему право Вашего голоса и право участвовать в проведении общего собрания ООО, статья 37 Федерального закона «Об ООО»:
Участники общества вправе участвовать в общем собрании лично или через своих представителей. Представители участников общества должны предъявить документы, подтверждающие их надлежащие полномочия. Доверенность, выданная представителю участника общества, должна содержать сведения о представляемом и представителе (имя или наименование, место жительства или место нахождения, паспортные данные), быть оформлена в соответствии с требованиями пунктов 4 и 5 статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации или удостоверена нотариально.
3. Если же первый вариант не предусмотрен, а также у Вас нет лица, которому Вы могли бы доверить участие в собрании ООО, то в данном случае т.к. Вы не сможете ни участвовать в проведении собрания ни голосовать по решаемым на нем вопросам, здесь уже необходимо будет направить ООО заявление о причине неявки на собрание, при этом нужно указать уважительную причину, по которой Вы не сможете участвовать в его проведении (в связи с отъездом по семейным обстоятельствам, по причине болезни):
Заявление о причине неявки на собрание ООО
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт_____________, выдан______________, код подразделения________, зарегистрированный по адресу:__________________, будучи участником ООО «_______________», согласно уведомлению о проведении собрания от________г., сообщаю о том, что по в связи с__________________________(указать причину) на собрание ООО назначенное на «__»_________2015 г. __ч. __мин., явиться не смогу.
В случае необходимости, готов подтвердить документально уважительность причины неявки на собрании.
«____»__________201_ г. _________(Иванов И. И.)
Заявление получено:
Генеральный директор ООО «__________»
«____»__________201_ г. _________(Сидоров. Н.М.)
При этом, Вы должны знать, неявка на собрание ООО по уважительной причине, сама по себе не является фактом указывающим на грубое нарушение своих обязанностей участника ООО и основанием для исключения его из общества, что подтверждается соответствующей судебной практикой.
Постановление ФАС Московского округа от 03.12.2007 N КГ-А40/12249-07-1,2 по делу N А40-80769/06-57-628:
Между тем, исходя из подлежащих применению к спорным правоотношениям норм права, неявка лично на общие собрания сама по себе, без учета совокупности иных обстоятельств, не может служить основанием для исключения участника из общества и не всегда является квалифицирующим признаком грубого нарушения участником общества своих обязанностей.
С учетом изложенного, вывод апелляционного суда об уважительности причин отсутствия ответчиков на общих собраниях по вышеуказанным обстоятельствам и о необоснованности отклонения судом первой инстанции представленных ответчиками в подтверждение этих обстоятельств документов, суд кассационной инстанции считает обоснованным.
Надеюсь, что смог Вам помочь в решении вопроса. Желаю успеха!
Источник
Совещание. Кто примет участие в совещании
Что такое «совещание»? Само слово происходит из праславянского «совет», «вече». В те давние времена избранные, как правило, самые мудрые и опытные представители общества, организовывали встречу. Ее целью было обсуждение определенной темы или проблемы и принятие решений, которые должны были или разрешить возникшую проблему, или регламентировать общественный порядок.
Толковый словарь В. Д. Дмитриева раскрывает значение названного слова так:
совещание
совеща́ние сущ.,
с., употр. сравн. часто
Морфология:(нет) чего? совеща́ния, чему? совеща́нию, (вижу) что?совеща́ние, чем? совеща́нием, о чем? о совеща́нии; что? совеща́ния, (нет) чего? совеща́ний, чему? совеща́ниям, (вижу) что? совеща́ния, чем? совеща́ниями, о чем? о совеща́ниях
1. Совещанием называют встречу нескольких людей с целью совместного обсуждения практических, деловых вопросов.
Короткое, важное совещание. Утреннее, срочное совещание. На 10:00 было назначено совещание руководителей отделов. В Москве прошло совещание представителей деловых кругов.
2. Совещанием на высшем уровне в прессе называют деловую, официальную встречу глав государств.
3. В судебной практике совещанием называют закрытую беседу присяжных или судей, где устанавливается форма приговора для подсудимого.
По окончании прений суд удалился на совещание.
Совещание — пустая трата времени, или эффективный инструмент работы с персоналом? Кому решать, кто, когда и с какой целью примет участие в совещании? Попробуем ответить на эти и другие вопросы.
Цель проведения
Проведение совещаний преследует несколько целей:
- Во время него происходит обмен и передача информации. Докладчики рассказывают каждый свое, информируя и обучая остальных участников.
- Во время доклада и прений все ситуации или процессы оцениваются присутствующими на совещании. Корректируются критерии оценивания.
- Для руководителя совещание может заменить все оценочные процедуры, так как по поведению подчиненного и его реакциям, можно судить о его компетентности и вовлеченности.
- Грамотная корректировка действий и принятие действенных решений и мер.
Босс решает
Кто примет участие в совещании, периодичность и продолжительность сборов, а также какова их цель, решает руководитель.
Это зависит от вопроса или проблемы, вызвавшей необходимость проведения собраний. Например, директору необходимо коллегиальное решение — принятие бюджета. Всем сотрудникам, которые должны участвовать в совещании, он отправляет письмо с примерным содержанием:
- в совещании примут участие представители (список в рассылке), а также ключевые сотрудники другой организации — партнера;
- тема — распределение бюджета на период;
- место — большая переговорная;
- дата и время — 10.11.2018, суббота, начало 13:00, окончание 13:50;
- перечень вопросов повестки дня, ответственные за выступление, регламент по каждому вопросу во вложении.
Виды и типы совещаний
Совещания являются мощным инструментом управления и менеджмента. Среди них различают:
- формальные и неформальные;
- оперативные, итоговые, проблемные;
- производственные, судебное и так далее;
- по уровню: цеховое, руководства, глав государств и тому подобное;
- закрытые и открытые совещания;
- учебные, информационные, разъяснительные;
- по способу коммуникации: непосредственное участие в собрании, селектор, видео-конференции и так далее.
Эффективность проведения зависит от организации собраний. Она должна учитывать структуру предприятия, специфику взаимодействия сотрудников, способы коммуникации, занятость каждого из участников, необходимость решения вопросов и их актуальность.
Оперативные, итоговые и проблемные
Успешная командная работа подразумевает постоянное взаимодействие всех звеньев с получением обратной связи. Для этого, как правило, в начале рабочего дня проводят оперативные совещания. «Оперативки», «пятиминутки», «планерки», «летучки» — так их называют между собой.
В рабочем совещании примут участие сотрудники, которых назначает непосредственный начальник. Перечень обсуждаемых вопросов стандартный: итоги прошедшего дня, постановка целей на сегодня и так далее. Такие совещания непродолжительны по времени. Проводятся регулярно, о чем все участники оповещены заранее.
Итоговые совещания собирают с целью обсуждения какого-то большого объема работы. Это может быть:
- временной период: сезон, квартал, период правления и так далее;
- завершение плана, проекта, задания.
К таким совещаниям идет тщательная подготовка. Принять участие в совещании по итоговому вопросу приглашают заранее. Участников назначает руководитель. Он же уточняет перечень необходимых материалов для успешного проведения. Время регламентируется как для каждого выступления, так и в общем. Совещание протоколируется. С содержанием протокола всех участников необходимо ознакомить.
Проблемные совещания организовывают по необходимости, Как правило, это обстоятельства форс-мажор, незапланированные ситуации. Принять участие в совещании по возникшему вопросу приглашает лицо, ответственное за решение проблемы. Участников назначает руководитель. По времени регламент не установлен. В итоге совещания принимается решение проблемы, проводится анализ причин возникновения, создается перечень превентивных мер. Протоколирование обязательно.
Приглашение
«Просим принять участие в совещании по вопросу…», — так обычно начитается текст письма-приглашения. Далее следует указать основную тему, дату, место, время начала и окончания встречи. Затем перечислить вопросы, которые будут задеты в процессе собрания. И отметить ответственных лиц по каждому пункту. Не лишним будет указать регламент выступления по каждому из вопросов. Вопросы располагаются по степени важности решения.
Возможные ошибки проведения совещаний
Каждый, кто примет участие в совещании, отвечает за его успешное и эффективное проведение. Перечислим типичные ошибки участия, организации и проведения:
- отсутствие, неадекватность, неточность формулировки цели собрания;
- недостаточная подготовка;
- отсутствие или игнорирование регламента;
- формализация, отсутствие необходимости совещания;
- несвоевременность оповещения, недостаточное время для подготовки.
Снижают эффективность совещаний и обыкновенные опоздания.
Методы проведения
В каждом собрании есть:
- Предмет — это его цель, обсуждаемые вопросы и проблемы.
- Объект — это те, кто примет участие в совещании, люди.
От того что представляют собой предмет и объект, зависит выбор метода проведения. Перечислим основные:
- доклад;
- обмен информацией или мнениями;
- мозговой штурм;
- обсуждение.
Источник
Проводим совещание правильно: рецепт успеха
Совещания — важная часть рабочего процесса. Но часто приходится участвовать в бесполезных, отнимающих драгоценное время и не приносящих никакого результата рабочих собраниях. Потому многие сотрудники считают совещания пустой тратой времени.
Но это не так. Совещания — мощный инструмент, который может и должен приносить пользу и ощутимый результат. Делимся с вами рецептами успеха, как провести эффективное совещание, чтобы руководство и сотрудники были довольны.
Почему совещания бывают неудачными
Многие опытные руководители совершают одни и те же ошибки при планировании и проведении совещаний. Неудачные совещания — это те, которые созываются по любому поводу, проводятся для проформы и не приносят никакой пользы ни руководству, ни сотрудникам. Почему так бывает? Вот распространенные ошибки, которые приводят к неэффективной работе на собраниях:
- Нет четких целей и вопросов, повестка дня неясна. Цели собрания нет вообще или она очень неясная. Например, «обсудить новый проект» не является целью. То же с вопросами для обсуждения на совещаниях. Если они абстрактны, плохо сформулированы, ответов на них не получите.
- Нет временных рамок. Когда нет четко очерченных временных рамок, совещание «растекается», может длиться несколько часов, при этом не становясь более результативным.
- Нет диалога. Если на совещаниях выступает и все время говорит один человек, не прерываясь ни на минуту, не давая высказаться другими, без призыва к конструктивному диалогу, продуктивной работы на собрании не получится.
- Неадекватное поведение участников. Сотрудники «спят» во время совещания, листают ленту в соцсетях, и вообще каждый занимается чем хочет. Или, наоборот, мешают говорить постоянными ремарками и шуточками. Эффективности так не достичь.
- Совещание ради совещания. Тот момент, когда рабочая встреча проводится лишь для того, чтобы всех собрать в одном месте, поговорить и разойтись по своим рабочим местам без целей и задач.
- Не назначаются ответственные. Даже если на совещании были намечены какие-то шаги по решению проблемы, но не назначен ни один ответственный за это, ожидать результата бессмысленно
Это самые распространенные ошибки, избежать которых можно, лишь грамотно подойдя к планированию и организации совещания.
Как подготовиться
Некоторым может показаться, что планировать заранее совещания это лишняя трата времени, можно набросать схематичный план и выступить экспромтом. Как правило, так не получается. Во время публичного выступления перед сотрудниками, партнерами эмоции берут верх, и если не иметь под рукой плана проведения совещания можно легко сбиться с мысли, и фокус внимания может сместиться в сторону от решения насущной проблемы. Вот почему стоит заранее планировать проведение совещаний, если хотите получить результат.
С чего начать планирование?
- Найти, подготовить место проведения и назначить время. Это может быть переговорка, кабинет, опен-спэйс, skype. Заранее стоит оповестить всех участников встречи о месте проведения и времени. Если совещание проходит в онлайн режиме, стоит позаботиться об исправности техники, проверить гарнитуру и наушники. Если в офисе — найдите то место, где вам не помешают посторонние.
- Продумать и прописать цель собрания. Это важный пункт. От цели будет зависеть ход совещания, его формат и результаты. В зависимости от цели можно выделить несколько форматов деловых встреч:
- Планерка — ежедневные или еженедельные встречи для постановки конкретных планов и задач на день/неделю, информирование о нововведениях в компании и пр.
- Оперативка — короткие (5-10 мин) собрания для решения определенной проблемы с людьми, которые имеют непосредственное отношение к ней.
- Совещания — преследует обычно более глобальную цель. Например, определить путь развития компании, продвижение нового продукта или услуги и пр.
- Брейнсторминг — проводится для генерации новых идей. Обычно приглашается как можно больше людей.
- Составить список вопросов. Вопросы должны соответствовать цели, быть конкретными и понятными. Не стоит составлять много вопросов, так может потеряться фокус внимания. Лучше, если вопросы будут адресованы не ко всем сотрудникам, а к конкретному человеку.
- Визуальные материалы. При запуске нового продукта или каких-либо внутренних изменений в компании лучше подготовить визуальные материалы. Используйте доску, флипчарт, маркеры или презентацию на проекторе, можно распечатать план совещания с целью и вопросами, чтобы сотрудники могли следить за ходом встречи.
- Установить регламент. Каждый формат совещания должен иметь четкое время начала и конца. К тому же стоит установить ограничения на выступление каждого сотрудника, например, 5 минутами. Это позволит избежать пустых слов и говорить только по сути.
- Назначьте референта. Обязанность референта фиксировать принятые решения на собрании. В дальнейшем это позволит оценить эффективность встречи.
Зачем вам кроме проектора флипчарт?
Почему флипчарт до сих пор остается эффективным инструментом для презентации и зачем его надо использовать.
Как провести совещание эффективно: рецепт успеха
Правильное планирование (подготовленный список вопросов, четко сформулированная цель) и организация совещания — это первый рецепт успеха. Дальше все будет зависеть от заданного тона и грамотного проведения совещания.
- Начните собрание с приветствия. Постарайтесь сразу настроить коллектив на рабочий лад и донесите до них важность совещания. Но не затягивайте вступительную речь. Говорите четко, ясно и по делу.
- Сразу обозначьте повестку дня.
- Придерживайтесь намеченного плана. Задавайте вопрос по проблеме, конкретному сотруднику, кто отвечает за это.
- Давайте высказаться другим, а не только отвечать на вопросы. На встречах каждый должен высказаться, так достигается большая продуктивность, коллеги чувствуют себя важными участниками процесса, что их мнение важно руководству.
- Прерывайте любые попытки внести хаос в совещание. Это могут быть неуместные разговоры, не относящиеся к повестке дня, бессмысленные пререкания и обвинения между коллегами. Особенно часто такое случается, когда никто не готов брать на себя ответственность за какую-то ошибку.
- Назначайте конкретного человека, кто будет курировать решение проблемы, обсуждаемой на совещании.
- Решения, принятые на совещании, лучше зафиксировать в письменном виде с указанием ответственного и сроков выполнения.
- Завершайте собрание на позитивной ноте. На совещаниях часто ведутся горячие споры и заканчивать встречу стоит на положительных эмоциях. Постарайтесь разрядить атмосферу, пошутить и подбодрить сотрудников.
Что в результате
Продуктивное совещание — это когда сотрудники четко понимают, что им делать после его завершения, как решать проблему. А руководство знает – кто за что несет ответственность, и ответы на подготовленные вопросы уже получены.
Каждый участник собрания должен вернуться к работе с положительным впечатлением, бодрым настроем и пониманием поставленных задач. Тогда, совещание можно считать результативным.
Источник