Какими могут быть причины списания инструмента

Автор статьи: Судаков А.П.

Любой производственный процесс сопровождается приобретением, хранением и использованием материальных ценностей, к числу которых относятся инструменты. После отработки установленного изготовителем срока службы, они утрачивают свою функциональность. Ввиду активного применения инвентаря для обеспечения производства продукции, возможен досрочный его износ.

Аварии и стихийные бедствия могут также стать причиной ветхости или непригодности инвентаря для дальнейшей эксплуатации. Если инструмент не подлежит восстановлению, то дальнейшее хранение его и учет на балансе бессмысленны, что должно стать причиной инициации мероприятия по списанию объекта. Оно должно быть правильно документально обосновано и оформлено.

Нужно ли снимать с баланса предприятия непригодные для дальнейшей эксплуатации инструменты?

Все материальные ценности субъекта хозяйствования учтены в его финансовой документации. Поэтому просто выкинуть непригодный для эксплуатации предмет невозможно. При первой же инвентаризации ценностей будет выявлена недостача, а главному бухгалтеру предъявят претензии о недостоверности бухгалтерского учета.

Инструменты, пришедшие в негодность, необходимо снять с учета посредством списания. Процедура регламентирована нормами правовых источников. Ее компетентное проведение позволяет исключить несоответствие в различных формах отчетности.

Чтобы не допустить хищения имущества предприятия, для реализации процедуры списания необходимо привлечь группу специалистов, отнесенных распорядительной документацией к комиссии. Она формируется из председателя комиссии и ее членов. Представители организации документально подтверждают факт невозможности дальнейшей эксплуатации инструментов ввиду его порчи, а также количество инвентаря, которое подлежит списанию.

Как проводится списание

Обязательным элементом процедуры списания является составление соответствующего акта, свидетельствующего о факте события и об обоснованных причинах его инициации. Количество инструментов и их идентифицирующая информация, отображены в приходной документации. Правильно оформленный акт на списание оборудования, пришедшего в негодность, позволяет вести достоверный бухгалтерский учет. Своевременно проведенное списание снижает налоговую нагрузку на предприятие.

Ответственным сотрудникам рекомендуется проводить ревизию материальных ценностей субъекта предпринимательской деятельности один раз в месяц. Выявленные инструменты, которые невозможно эксплуатировать в будущем периоде, подлежат списанию при условии, что они официально поставлены на учет. Если причиной непригодности инвентаря являются не производственная деятельность, а воздействие внешних обстоятельств на объект, то в акте необходимо отобразить документальное подтверждение события.

Что это за документ?

Акт списания удостоверяет факт использования материальных ценностей или приведения их в результате определенных событий в неработоспособное состояние.

Он свидетельствует о снятии с учета предмета, который впоследствии не может быть использован для решения производственных задач. Материальные ценности – это предметы, приобретенные субъектом хозяйствования за счет собственного финансирования операции покупки. Они могут быть использованы для реализации предпринимательских идей при создании продукции, а также для удовлетворения нужд предприятия.

Отличительной чертой материальных ценностей, является факт приобретения их за средства субъекта хозяйствования. Одной из их многочисленных разновидностей, являются инструменты. Они применяются для удовлетворения нужд компании или для обеспечения производственного процесса.

В процессе эксплуатации все инструменты изнашиваются, в результате чего становится нецелесообразно их дальнейшее использование, что является причиной их списания.

Акт, свидетельствующий о снятии с учета материальной ценности, должен отображать идентифицирующую о ней информацию, причину проведения мероприятия, а также количество и стоимость списываемых предметов. В документе должны быть отражены реквизиты, позволяющие интерпретировать документ с конкретным субъектом предпринимательства, а также дата его составления. Документация является основанием для оформления справки бухгалтером, позволяющей снять предмет с учета.

Нормативно-правовые источники не предусматривают утвержденную форму бланка, однако уполномоченные органы выдвигают свои требования к его оформлению. За образец акта списания материальных ценностей, пришедших в негодность, можно принять типовую форму документа. На его основе рекомендуется разработать шаблон, который может быть использован конкретным предприятием в соответствии с его порядком ведения и учета документооборота.

Нужны ли приложения к документу?

К акту необходимы приложения обосновывающей документации. Основным документом считается накладная. Она свидетельствует о получении в собственность инвентаря, а также о внутреннем его перемещении и о выдаче материально-ответственному лицу. В его интересах инициирование снятие с учета непригодного к использованию предмета.

Алгоритм действий

Инициатором мероприятия по снятию с учета инструмента является заинтересованное лицо, в материальной ответственности которого он закреплен. Для реализации процедуры списания, ему необходимо оформить докладную записку на имя руководителя предприятия о необходимости списания материалов. Она является основанием для составления внутренней распорядительной документации о создании комиссии, проведения расследования целесообразности снятия с учета ценности и, в случае актуальности события, оформления акта.

Содержимое документа

Акт на списание инструмента, пришедшего в негодность, необходимо оформлять в соответствии со стандартами, определенными законодательными нормами в сфере ведения делопроизводства. При этом следует ориентироваться на правила и порядок оформления бланков. В документе должна быть отображена следующая информация:

1. Дата оформления бумаги.
2. Заголовок.
3. Состав комиссии.
4. Текстовая часть.
5. Подписи членов комиссии.
6. Подпись руководителя, свидетельствующая об утверждении.

В случае если процедура списания требует времени, больше чем один день, то в акте следует указать временной период проведения процесса и объяснить причину его длительности необходимостью инвентаризации имущества. В текстовой части необходима ссылка с точными реквизитами на внутреннюю распорядительную документацию, являющуюся основанием для проведения мероприятия.

После текстовой части акта необходимы подписи членов комиссии, подтверждающие достоверность информации, отображенной в документе. Руководитель субъекта хозяйствования утверждает акт своей подписью в грифе, размещенном в правой верхней части листа. Если документация оформлена на нескольких страницах, то подпись руководителя должна быть только на первом листе.

Нюансы

Для облегчения учета и обеспечения отсутствия претензий со стороны проверяющих уполномоченных органов, в акте, название списываемого объекта, следует указывать в соответствии с идентификацией, отображенной в приходных бумагах. Важно указать назначение списываемого инструмента, а также его номер аналитического учета. Акт можно формировать в виде сводной ведомости, в который данные отображаются только при фактическом списании. Дата снятия с учета определяется не датой оформления ведомости, а ее фактическим параметром.

Ответственность

Акт списания свидетельствует о правомерности проведенной процедуры снятия с учета инструментов, пришедших в негодность. Поскольку он составляется членами комиссии, то ее представители несут ответственность за проведение процедуры в соответствии с законодательными требованиями, и за достоверность отображенных в документе данных.

Материально ответственные лица, выбросившие непригодные инструменты, но не инициировавшие процедуру оформления списания предметов, могут быть обвинены в воровстве ценностей, находящихся в собственности субъекта предпринимательской деятельности. Его руководитель вправе потребовать от виновного по его мнению лица компенсацию в полном объеме стоимости товара.

В каждом производственном процессе используются различные материальные ценности в виде инструментов, расходных материалов и сырьевой базы. Каждая материальная ценность имеет определенный эксплуатационный срок, по истечении которого объект теряет основную часть своих функций. Важно отметить, что при интенсивном производственном процессе, инструменты и прочие материальные ценности могут потерять свою функциональность до истечения срока службы. Одной из причин потери функциональности могут стать стихийные бедствия, производственные аварии и прочие форс-мажоры. В том случае, когда актив не может быть восстановлен, ответственным лицам необходимо списать объект. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как составить акт на списание инструмента, пришедшего в негодность.

Если учет инструмента и инвентаря ведется путем обменного или оборотного фонда, составляется специальный акт списания

Что относится к товарно-материальным ценностям

К категории товарно-материальных ценностей относятся все объекты, которые компания использует в ходе производственного процесса. К этой группе можно отнести различные виды расходных материалов, сырьевую базу и продукты незавершенного производства. Важно отметить, что даже нераспроданные товары являются товарно-материальными ценностями, принадлежащими компаниям. Списывать подобные объекты необходимо в случае невозможности их дальнейшего использования либо передачи третьим лицам. В случае с расходными материалами и сырьевой базой, акт на списание оформляется во время передачи объектов на производство.

Все объекты, принадлежащие компании, должны быть отражены в финансовой отчетности. Это означает, что инструменты, пришедшие в негодность, не могут быть утилизированы без соответствующего документа. В противном случае, во время проведения инвентаризации может быть выявлен факт недостачи. В такой ситуации бухгалтеру фирмы может быть выставлена претензия о несоответствии финансовых документов реальным обстоятельствам. Перед тем как осуществить утилизацию объекта, ответственные лица должны провести процедуру списания, позволяющую снять активы с бухгалтерского баланса. Важно отметить, что в действующих нормах законодательства приводится строгий регламент проведения этой процедуры.

Четкое следование регламенту позволяет снизить вероятность допущения ошибок, которые приведут к негативным последствиям.

Руководству каждой компании очень важно не допускать возможного хищения объектов. Именно поэтому в рассматриваемой процедуре принимает участие целая группа специалистов. Ответственные лица назначаются приказом руководства. В обязанности администрации компании входит не только выбор работников, которые примут участие в этом процессе, но и назначение председателя комиссии. В задачу членов комиссии входит тщательный анализ объектов на предмет возможности дальнейшей эксплуатации. В том случае, когда пришедший в негодность объект невозможно отремонтировать, комиссией осуществляется списание актива.

Когда необходимо составлять акт списания материальных ценностей

Перед тем как приступить к списанию материальных ценностей, вышедших из строя руководству компании необходимо провести процедуру инвентаризации. Проведение подобной процедуры позволяет выявить все испорченные объекты, просроченное сырье и активы, имеющие дефекты. Все испорченные объекты должны быть переданы на склад для их дальнейшей утилизации. Во время этого процесса оформляется требование-накладная.

Важно отметить, что руководство компании может создать как временную, так и постоянную комиссию. В ее состав должны войти представители разных отделов. В том случае, когда объектом списания является производственная техника в состав комиссии входит профильный работник. Рассматриваемая процедура предполагает обязательное участие бухгалтера, поскольку все материальные ценности находятся под его контролем. Помимо этого, в состав инвентаризационной комиссии может войти представить профсоюзной организации.

Любой производственный процесс сопровождается приобретением, хранением и использованием материальных ценностей, к числу которых относятся инструменты

Участники этой комиссии обязаны тщательно изучить все активы, принадлежащие компании. Во время этого процесса изучаются технические характеристики объектов и их комплектация. Одной из основных задач комиссии является определение причин выхода из строя конкретного актива. На основе всех вышеперечисленных мероприятий составляется акт, позволяющий списать объект. Этот акт содержит в себе не только причины поломки инструментов, но и основания для осуществления списания. В данном документе следует отразить количество списываемых объектов и их детальное описание. Грамотно составленные акты являются залогом достоверного бухгалтерского учета. Регулярное проведение подобных мероприятий позволяет компании значительно снизить степень налоговой нагрузки на бизнес.

Многие специалисты в бухгалтерском учете рекомендуют проводить инвентаризацию не реже одного раза в месяц. Также допускается проводить ревизию перед окончанием отчетного периода. Такой подход позволяет идентифицировать объекты, что невозможно использовать в следующем цикле производства. При заполнении акта очень важно отобразить все факторы, способствующие выходу оборудования из строя. В том случае, когда поломка вызвана воздействием внешних факторов, необходимо отразить все обстоятельства данного процесса.

Порядок проведения процедуры списания ТМЦ

Создание комиссии, которая будет заниматься технической оценкой активов, является обязательным этапом рассматриваемой процедуры. В состав комиссии входят представители разных отделов компании. Как правило, участниками комиссии становятся работники, на ком лежит материальная ответственность за товарно-материальные ценности компании. При проведении инвентаризации изучаются не только производственное оборудование и инструменты, но и прочие объекты, записанные на баланс компании.

Участники комиссии должны задокументировать каждый факт, связанный с выявленными дефектами и неисправностями. Подобные документы используются как основание для списания объектов. Многие крупные субъекты предпринимательства специально разрабатывают инструкцию, согласно которой осуществляется рассматриваемый процесс. Следует отметить, что действующие законы запрещают списание активов без документального обоснования. Подобные действия рассматриваются как хищение ценностей, принадлежащих компании. Чтобы списать активы, вышедшие из строя, потребуются следующие документы:

1. Отчетность, содержащая информацию о количестве произведенных товаров в течение определенного отрезка времени. В таких отчетах указывается не только объем выпущенной продукции, но и количество расходных материалов, использованных в производственном процессе.
2. Отчетность о порядке расхода материальных ценностей. Такие отчеты регулярно составляются материально ответственными лицами. В том случае, когда расход материальных ценностей превысил установленную норму, работник должен обосновать повышенные затраты ресурсов.
3. Нормативы, посвященные затратам материалов и сырьевой базы на изготовление одного изделия. Подобные нормативы утверждаются руководством компании.

Помимо вышеперечисленных документов, используются учетные ведомости и финансовая отчетность. Перед тем как осуществить списание объектов, вышедших из строя, участники комиссии должны провести полную инвентаризацию. Результаты этого мероприятия фиксируются в соответствующих документах.

Ввиду активного применения инвентаря для обеспечения производства продукции, возможен досрочный его износ

Правила заполнения документа

Акт на списание оборудования, пришедшего в негодность, должен содержать в себе основную информацию, касаемо этого мероприятия. В этом документе следует указать сведения о компании, а также об участниках инвентаризационной комиссии. В отдельном разделе приводится подробный список участников комиссии с указанием фамилий и должностей материально ответственных лиц. Состав комиссии определяется решением руководства компании. Помимо этого, рассматриваемый документ должен содержать информацию о списываемых объектах. В этом разделе следует указать количество списываемых объектов, их цены и основание для инициации этого процесса.

Заполненный документ должен быть завизирован всеми участниками мероприятия и руководством компании. Наличие подписей подтверждает актуальность информации, представленной в акте. Следует обратить внимание на тот факт, что данный бланк обладает юридической силой. Этот факт объясняется тем, что он используется при составлении бухгалтерской отчетности. Сотрудники бухгалтерии обязаны обязательно рассчитать величину убытков, вызванных потерей конкретных активов. Данная информация ложится основу налоговых деклараций, передаваемых органам контроля.

Важно отметить, что на сегодняшний день допускается формировать подобные акты в свободной форме. Помимо этого, ответственные лица могут самостоятельно разработать шаблон, который будет использоваться во время этого процесса. При подготовке документов используются фирменные бланки. В дальнейшем эти бланки передаются в бухгалтерский отдел. Несмотря на тот факт, что акт составляется в единственном экземпляре, участники комиссии могут подготовить несколько копий. Так как данный акт используется внутри компании, заверять заполненный документ фирменным штампом необязательно.

Форма ОКУД 0504143

Форма ОКУД под номером «0504143» используется при проведении процедуры списания объектов хозяйственного инвентаря, включая посуду и мягкую мебель. Это акт заполняется участниками инвентаризационной комиссии и утверждается генеральным директором. Специалисты рекомендуют составлять данный бланк в количестве двух копий. Первая копия акта передается представителю бухгалтерии, а второй – материально-ответственному лицу. Данный бланк можно распечатать на компьютере либо заполнить от руки. Конкретный метод заполнения документов выбирается с учетом внутренней политики фирмы. Данный документ должен содержать информацию о дате списания объектов и участниках комиссии.

Данный акт состоит из двух страниц. Первая страница предназначена для указания ключевых сведений о самом мероприятии. Второй лист содержит в себе таблицу, где указывается следующая информация:

1. Название объекта и его эксплуатационный срок.
2. Количество и стоимость активов.
3. Общая сумма.

После заполнения этой таблицы необходимо указать конкретное количество предметов хозяйственного инвентаря, которые будут переданы на склад с целью последующей утилизации. Заполненный документ должен быть заверен подписью председателя и участников комиссии. Одним из обязательных требований к заполненному акту является указание первичного документа, согласно которому активы были приняты на баланс.

Если инструмент не подлежит восстановлению, то дальнейшее хранение его и учет на балансе бессмысленны, что должно стать причиной инициации мероприятия по списанию объекта

Форма ОКУД 0504230

Бланк под названием «0504230» используется для фиксации количества материальных запасов, подлежащих списанию. В шапке документа нужно указать его регистрационный номер и дату проведения инвентаризации. Рассматриваемый документ содержит в себе информацию о результатах мероприятий, проведенных комиссией. В основном разделе этого бланка следует указать информацию об участниках рассматриваемого процесса. В этом же разделе следует сделать отсылку к распорядительному акту о назначении участников комиссии. Главной задачей комиссии является определение числа израсходованных материальных запасов, полученных со склада компании.

При заполнении таблицы следует указать название объекта и присвоенный ему код. Далее указываются утвержденные нормы расходования материальных ценностей и фактическое количество израсходованных объектов. В отдельном столбце следует указать основание для списания объекта. После заполнения таблицы фиксируется общая стоимость списанных активов. На основании этого бланка, участники комиссии составляют экспертное заключение. Этот документ также должен быть заверен подписью участников рассматриваемого процесса. Главной задачей комиссии является определение целесообразности и правильности использования материальных запасов.

После того как документ будет полностью составлен, бухгалтер компании должен отразить в этом акте корреспондирующие счета. Подобная отметка ставится не только в самом акте, но и в соответствующих учетных документах. Раздел, заполненный бухгалтером, должен быть завизирован личной подписью специалиста и фирменной печатью.

Сколько требуется хранить оформленные акты на списание ТМЦ

Рассматриваемый акт составляется в единственном экземпляре. Заполненный документ должен быть заверен подписью всех участников рассматриваемого процесса. Далее этот документ передается в бухгалтерский отдел, где на его основе подготавливаются финансовые отчеты.

После того как документ будет использован по его прямому назначению, бланк должен быть передан в архив компании. Срок хранения данного документа составляет не менее пяти лет. По истечении данного срока бланк может быть утилизирован, согласно с правилами делопроизводства.

Все материальные ценности субъекта хозяйствования учтены в его финансовой документации

Ответственные лица

Акт на списание инструментов является гарантом правильного осуществления процесса, во время которого активы, пришедшие в негодность, снимаются с баланса фирмы. Важно отметить, что все участники инвентаризационной комиссии несут прямую ответственность за осуществление этого процесса в соответствии с нормами законодательства. Это означает, что на участников процесса возлагается ответственность за достоверность сведений, содержащихся в акте.

Важно отметить, что утилизация испорченных инструментов без предварительной процедуры списания может рассматриваться как воровство. Это означает, что в отношении материально-ответственных лиц могут быть применены штрафные санкции. Как правило, руководство компании требует от виновного лица возместить полную стоимость утилизированных объектов.

Выводы (+ видео)

В данной статье мы рассмотрели образец акта списания материальных ценностей, пришедших в негодность. Этот документ имеет первостепенную важность во внутреннем документообороте. На основе подобного акта составляется финансовая отчетность, которая передается органам контроля. Своевременное списание объектов, пришедших в негодность, позволяет предприятию снизить степень налоговой нагрузки.