Какие причины могут быть для изменения штатного расписания

Четыре причины внести изменения в штатное расписание

Трудовые отношения

Что должен предпринять руководитель учреждения, если нужно изменить штатное расписание? Какие документы издать, кого с ними ознакомить? Зависит от того, по какой причине меняется штатное расписание. Рассмотрим, как действовать в каждой из ситуаций.

Екатерина Марченкова, эксперт электронной системы «Культура»

И

зменить уже утвержденное штатное расписание нужно, когда:

• создаются новые подразделения в структуре организации;
• вводятся новые должности;
• изменяются размеры тарифных ставок (должностных окладов), надбавок;
• ликвидируются структурные подразделения;
• сокращаются должности, штатные единицы;
• изменяются наименования должностей.

Последнее основание для изменения штатного расписания стало популярным после 1 июля 2016 года — даты, с которой учреждения обязаны применять профстандарты. Об этом мы расскажем ниже.

Ваш первый шаг в любой из ситуаций, когда нужно изменить штатное расписание учреждения, — издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Форма приказа произвольная.

Затем ознакомьте с приказом под подпись специалистов структурных подразделений, которые отвечают за последующие действия и оформление документов. Не забудьте ознакомить с приказом тех работников, которых затрагивают введенные изменения.

Ваши действия при изменении штатного расписания зависят от причин, из-за которых эти изменения вносятся.

Причина 1. Созданы новые подразделения, введены новые должности.

Что уточнить в приказе о внесении изменений в штатное расписание:

• наименование нового структурного подразделения;
• наименование должностей и количество штатных единиц;
• дату, с которой изменения вступают в силу.

Кого ознакомить с приказом:

• сотрудников, которые разрабатывают положения о структурных подразделениях и должностные инструкции.

Причина 2. Изменены размеры должностных окладов, надбавок.

Что уточнить в приказе о внесении изменений в штатное расписание:

• перечень должностей, для которых меняется размер тарифных ставок, окладов, надбавок;
• размер повышения тарифных ставок, окладов, надбавок;
• дату, с которой изменения вступают в силу.

Кого ознакомить с приказом:

• сотрудников, ответственных за документальное оформление изменений трудовых договоров.

Что учесть

После внесения изменений в штатное расписание с работниками, замещающими названные в приказе должности, заключите дополнительные соглашения об изменении условия трудового договора об оплате труда.

Проекты по оптимизации численности персонала всегда вызывают много сложностей. Готовых методик и решений в этой области нет.

Чтобы определить минимальное количество сотрудников той или иной категории, опирайтесь на нормативы.

Для ряда должностей вспомогательного персонала, обслуживающего содержание помещений учреждения, нормативы утверждены постановлением Госкомтруда СССР от 29.12.1990 № 469.

Для служащих нормативом может стать соотношение вместимости учреждения и количества администраторов и контролеров.

Для основного персонала минимальное количество сотрудников поможет определить соотношение числа зрителей и количества обслуживающих их культурные интересы артистов (включая зрителей на выездных и гастрольных мероприятиях).

Для ряда должностей административно-управленческого персонала можно ориентироваться на соотношение количества концертов и должностей специалистов, обеспечивающих их проведение. Такие должности предусмотрены квалификационными характеристиками.

Причина 3. Ликвидированы структурные подразделения, сокращены должности (штатные единицы).

Что уточнить в приказе о внесении изменений в штатное расписание:

• наименование должностей, подлежащих сокращению, и (или) количество сокращаемых штатных единиц;
• дату, с которой изменения вступают в силу.

Кого ознакомить с приказом:

• сотрудников, ответственных за процедуру сокращения.

Что учесть

Если сокращаемые должности (штатные единицы) вакантны, то исполнение приказа о внесении изменений в штатное расписание состоит в том, что служба персонала не подбирает новых работников на эти должности. В противном случае работников, которые занимают эти должности (штатные единицы), увольняют по сокращению численности или штата.

Предупредите сотрудников о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации персонально и под подпись не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 Трудового кодекса РФ).

Причина 4. Изменилось наименование должности (профессии, специальности).

Переименование должности (профессии, специальности) стало распространенным основанием для изменения штатного расписания после введения в действие профстандартов. Объясним почему.

С 1 июля 2016 года организации применяют профстандарты, которые утверждены на эту дату. Если работник не соответствует требованиям профстандарта, работодатель может:

• уволить сотрудника;
• отправить его на подготовку — получить высшее или среднее профессиональное образование, повысить квалификацию;
• внести изменения в штатное расписание: добавить должность, соответствующую квалификации работника, либо изменить наименование его должности. Мы поговорим о втором случае.

Что уточнить в приказе о внесении изменений в штатное расписание:

• новое наименование должности (профессии, специальности) работника;
• дату, с которой изменения вступают в силу.

Кого ознакомить с приказом:

• руководителей структурных подразделений, в чьем подчинении есть работники, должности которых переименованы.

Что учесть

Примите к сведению

Перевод на новую должность не должен ущемлять права работника. Если по прежней должности ему были установлены льготы и компенсации, они должны быть гарантированы и на новой должности.

Наименование должности работника должно быть одинаковым в трудовом договоре и штатном расписании. Наименование должности (профессии, специальности) работника может отражаться:

• в приказах по основной деятельности, например о внесении изменений в штатное расписание;
• приказах по личному составу, например о переводе работника на другую работу, об изменении условий труда и др.;
• трудовом договоре и в дополнительных соглашениях к нему;
• трудовой книжке работника;
• личной карточке;
• личном деле работника (если оно ведется) и др.

Если наименование должности (профессии, специальности) работника изменилось, внесите изменения в его личные документы. Для этого:

• уведомите работника об изменениях нормативных актов, в которых закреплено наименование его должности (профессии, специальности);
• издайте приказ о внесении изменений в штатное расписание — о переименовании должности (профессии, специальности);
• заключите дополнительное соглашение к трудовому договору работника об изменении условия о наименовании должности (профессии, специальности);
• внесите запись о переименовании должности (профессии, специальности) в трудовую книжку;
• внесите изменения в личную карточку работника.

Обратите внимание

Если вы ознакомили работника с приказом о внесении изменений в штатное расписание, это не подтверждает согласие работника на изменение условия трудового договора. О согласии свидетельствует подпись работника на дополнительном соглашении к трудовому договору об изменении его условий.

Источник

Основания для внесения изменений в штатное расписание

Штатное расписание является производственным документом, которое не создается на долгий промежуток времени. Перестановки в штате, уменьшение или увеличение зарплаты, а также прочие обстоятельства нуждаются в корректировке.

Внесение изменений в штатное расписание является обычной процедурой и его необходимо осуществлять, согласно предписаниям закона и правами трудящихся. Важные этапы данного процесса представлены в этой статье, они помогут не допустить ошибок в документации предприятия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Основания и причины для внесения изменений

Принимая во внимание справочник по квалификациям должностей трудящихся, начальников и их подчиненных, за оформление расписания штата несет ответственность экономист по труду. Но не на всех объектах есть данный экономист и начальник самостоятельно принимает решение — кто станет выполнять эту работу.

Штатное расписание обычно составляют на основании производственных задач, а также объема работы. По этим данным набирают штат и рассчитывают основные средства, по которым определяется оклад в пределах законодательной нормы.

Но, организациям свойственно меняться, развиваться, а также преобразовываться. Перемены могут заключаться в увеличении обслуживающих зон, либо в корректировке видов деятельности. Из-за этих обстоятельств изменяется форма труда, а это значит, что трудящиеся могут быть как в излишке, так и в недостатке.

Помимо этого, внести корректировки в важную бумагу могут из-за изменения тарифных ставок. В Федеральный закон регулярно вносят корректировки минимального размера оплаты труда, и начальство организации, если позволяют средства, может поднять размер зарплаты в процентном соотношении к окладу.

Основанием же для перемен в штатном расписании способна выступить документация бухгалтерии.

Помимо этого, результаты, по которым выявлено уменьшение прибыльности или прекращение поставок, могут быть причиной, чтобы произвести сокращение некоторых работников. А, если администратор составит документ, в котором говориться о возрастающем объеме работы из-за введенных новшеств, то это будет причиной, чтобы набрать новых людей в штат.

к содержанию ↑

Какие могут быть корректировки?

Внесение корректировок в расписание штата и их порядок зависят от того, насколько перемены будут глобальными. В основном изменения бывают следующими:

1. Переименование должности или отдела.

   Из-за внесенных корректировок в ТК РФ, которые предполагают выполнение профессиональных норм, и соответствие наименований должностей и отделов определенному справочнику, в некоторых организациях появилась необходимость в различных переименованиях.

   Согласно законодательству, необходимо, чтобы название должностей и отделов соответствовало единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий.

   Для переименования должностей необходимы основания для назначения пенсий раньше срока. Работники могут на это надеяться, когда период их труда будет составлять менее десяти лет согласно штатному расписанию.

   Помимо этого, необходимо учитывать профессиональные стандарты тем организациям, акции которых принадлежат Российской Федерации в размере пятьдесят один процент.

2. Увеличение или уменьшение оклада.

   Обычно, величина оклада фиксируется в расписании штата с самого начала, но по ходу деятельности компании ее доход может расти, соответственно и объем работы тоже. По этой причине возможно изменение окладов. Помимо этого, изменить оклад могут согласно нормативам ФЗ, которое предполагает увеличение минимального размера оплаты труда.

   Согласно законодательству (статья 133 кодекса), оклад не может быть меньше минимального размера оплаты труда.

   Соответственно, если вносятся какие-либо изменения, то размер оклада тоже должен меняться в большую сторону, а это предполагает корректировки в расписании штата.

3. Введение новой должности.

   При начале своей работы, у предприятия довольно ограниченный ассортимент услуг из-за того, что пока нет постоянных клиентов и наработок. Но, через пару лет своей деятельности, организация способна увеличить спектр своих возможностей и выдвинуть новые проекты.

   Все это отразится на том, что специалистов будет недостаточно, а те, которые есть, не справляются с объемом работы. По этой причине в штатном расписании меняют и расширяют круг должностей, а также отделов, с конкретными окладами и доплатами.

4. Сокращение, исключение, ликвидация вакантных должностей.

   Во всех этих случаях расписание штата претерпевает изменения.

   При этом, должности могут быть как действующие, так и вакантные.

   В организации могут сменить оборудование, и тогда потребуется меньше работников, чтобы его обслуживать. Также организация способна поменять свою деятельность, из-за чего администраторов могут сократить, а увеличить штат бухгалтеров.

   Могут переименовать, ликвидировать должности по причине слияния с другим предприятием, либо организацией. Потому, как держать в организации пять бухгалтеров никто не станет, если всю работу могут выполнить двое из них.

к содержанию ↑

Как уведомлять работников?

Начальник организации должен сообщать своим подчиненным обо всех изменениях, которые происходят на объекте при условии, что они связаны с выполнением производственных заданий работников. Ознакомление должно происходить как при приеме на работу, так и в ходе деятельности.

Если меняется расписание штата, но оно не влияет на деятельность трудящихся, то начальник не обязан сообщать об этом своим сотрудникам. Это значит, что если руководство решило пополнить штат дополнительными должностями, то об этом знать подчиненным не обязательно.

Если же намечается сокращение, то об этом необходимо знать тем рабочим, которых решили уволить. Сообщается о сокращении уведомлением в виде приказа, который руководитель должен предоставить сотрудникам под роспись.

Естественно, что об изменениях в зарплате подчиненные также должны знать. В курс дела вводятся те граждане, чью зарплату затронут перемены. Ознакомление необходимо проводить согласно 74 статье ТК.

к содержанию ↑

Как часто можно менять штатное расписание?

В законодательстве не прописано ограничений по количеству возможных изменений в штатном расписании. Это означает, что начальник организации имеет право вносить корректировки в документ, сколько захочет. Но, при этом он должен действовать, согласно процессу, допустимому на уровне законодательства.

Если предполагаются перемены в размере зарплаты, либо в названии должности, то сообщать об этом необходимо в двухмесячный срок.

В середине же года расписание штата необходимо менять в двух случаях:

• Формирование нового расписания штата.

• Старое расписание берут за основу и формируют другое, внося некоторые корректировки. Начинают работу по данному документу с середины года, либо с его начала.

• В расписание штата вносятся поправки.

• Корректировки вносятся, когда посчитает необходимым так сделать руководитель. В документе будут прописаны причины, из-за которых пришлось скорректировать документ. Помимо этого фиксируются внесенные изменения.

к содержанию ↑

Могут ли уволить в связи с изменением штатного расписания?

Когда вносятся корректировки в штатное расписание, руководитель имеет право уволить нескольких сотрудников, и такой вариант предусмотрен законом (пункт 2 статья 81 ТК). Инструкция формирует порядок этого процесса.

Чтобы произвести увольнение работника по всем правилам, нужно действовать, согласно законодательству:

1. сокращение численности штата должно быть подтверждено по факту;
2. сотрудника необходимо лично предупредить, что было принято решение об увольнении;
3. если есть возможность перевести сотрудника, то нужно непременно это сделать;
4. государственные органы должны быть поставлены в известность;
5. профсоюзы должны дать свое согласие;
6. все полагающиеся выплаты сотруднику должны быть произведены.

к содержанию ↑

Порядок внесения изменений

Если на объекте вводятся дополнительные должности и изменяются оклады, то первым делом необходимо оформить распоряжение в виде приказа о внесении изменений в штатного расписания. В приказе необходимо прописать причины для таких изменений. Исходное расписание штата при этом можно оставить без изменений.

Например, приказ о выводе (исключении) из штатного расписания должности должен содержать в себе:

• наименование организации;
• суть изменения, которое необходимо внести в расписание, т.е. какую должность необходимо вывести;
• с какого числа вступают в силу данные корректировки;
• кто будет контролировать исполнение данного приказа.

• На данной важной бумаге будут необходимы подписи директора и главного бухгалтера.

Если в организации происходят более крупные перемены, с корректировкой окладов у всех должностей, то рекомендуется оформить приказ об утверждении иного расписания штата. При этом обстоятельстве в документе прописываются все корректировки и утверждаются начальниками организации.

Приказ об изменении штатного расписания составляется по определенным стандартам и обязан содержать наименование, а также распорядительную и констатирующую части.

Вверху данного документа должен фигурировать один из следующих вариантов, который наиболее подходит в конкретном случае: «Приказ о внесении изменений в штатное расписание», «Приказ об оптимизации штатного расписания».

В данной важной бумаге должны быть прописаны причины, по которым произошли изменения, либо решено было провести оптимизацию. Приказ необходимо подписать директору, либо уполномоченному лицу.

После того, как приказ будет издан, необходимо предоставить его для подписей тем лицам, к которым относятся эти изменения.

Кроме того оформляется Дополнение к штатному расписанию на отдельном бланке в виде приложения. Оно должно содержать в себе также наименование структурного подразделения, должность и оклад. Подписывает данный документ руководитель и главный бухгалтер.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

к содержанию ↑

Алгоритм действий при переименовании должности

Изменения в наименовании должности или профессии не считается переводом на другую должность, а является изменением существенных условий трудового договора (ст. 32 ТК РФ).

Какие условия трудового договора являются существенными читайте в нашей статье.

В этом случае алгоритм будет такой:

• Доводим до сведения работника об изменениях.

• Сделать это можно с помощью уведомления сотрудника в письменном виде.

  

• Вносим изменение в трудовой договор посредством заключения дополнительного соглашения.

• Образец дополнительного соглашения скачивайте здесь бесплатно.

• Издаем приказ о внесении изменения в штатное расписание в связи с переименованием должности.
• 
• Делаем соответствующую запись в трудовую книжку работника.

• Все о штатном расписании узнайте из ролика:

Источник