Какие могут быть причины проведения инвентаризации
Содержание статьи
Инвентаризация
Бухгалтерское наблюдение за состоянием и движением хозяйственных средств осуществляется с помощью документации, однако возможны расхождения учетных записей с фактическими остатками средств для обеспечения реальностей показателей, для контроля за сохранностью средств используется элемент бухгалтерского учета — инвентаризация.
Инвентаризацией называется установление фактического наличия средств, их источников путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей.
Инвентаризация имеет большое значение, т.к. является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, со своевременным обнаружением расхождений между фактическими и учетными данными, с соблюдением финансовой дисциплины и правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета.
Правила проведения инвентаризации определены в ФЗ «о бухгалтерском учете» и методическими указаниями «По инвентаризации имущества и обязательств».
Основными целями инвентаризации являются:
— Контроль за сохранностью имущества;
— Проверка условий и порядка хранения товара;
— Выявление залежавшихся, устаревших товаров;
— Проверка правильности данных текущего учета, выявление допущенных ошибок;
— Контроль за соблюдением принципа материальной ответственности;
— Проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и на счетах бухгалтерского учета.
Количество инвентаризации, дата их проведения перечень имущества и финансовых обязательств устанавливаются руководителем организации.
Проведение инвентаризации обязательно:
— При смене МОЛ;
— Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
— При передаче имущества в аренду;
— В случае стихийных бедствий;
— При ликвидации организации.
Основными причинами проведения инвентаризации является:
— Выявление возможных ошибок в учете;
— Недоверие к МОЛ;
— Кражи, злоупотребления;
— Изменение физических свойств ТМЦ;
— Стихийные бедствия;
— Проведение аудиторских проверок;
— По требованию судебно-следственных органов.
Виды инвентаризации:
По объему:
— Полные — охватывают все виды средств, проводятся при ревизии аудиторской проверки и перед составлением годового отчета на 1 октября каждого года;
— Частичные — охватывают часть средств.
По методу проведения:
— Выборочные — ценности проверяются по выбору;
— Структурные — проводятся во всех структурных подразделениях предприятия.
По назначению:
— Плановые — проводятся по графику утвержденному руководителем;
— Внеплановые — проводятся внезапно, в силу сложившихся обстоятельств;
— Повторная — проводится в случае, если возникает сомнение в объективности, качестве и достоверности проведенной инвентаризации;
— Контрольные — проводятся до открытия склада, отдела, где на кануне проводилась инвентаризация.
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая комиссия, в состав комиссии включаются представители администрации, бухгалтер, экономист, работники внутреннего аудита и МОЛ. Для проведения инвентаризации руководитель утверждает приказ, где указываются все члены комиссии, дата проведения, время, подразделение.
Результаты инвентаризации признаются не действительными, если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии.
До начала инвентаризации, МОЛ, обязано предоставить в комиссию все документы и отчеты, председатель комиссии документы визирует.
Перед проведением ревизии, МОЛ, дает расписку, что к началу инвентаризации все ценности оприходованы, выбывшие списаны в расход, а документы переданы в комиссию или в бухгалтерию.
Комиссия должна точно и последовательно проверить фактические остатки во всех подразделениях и складах путем подсчета, взвешивания, обмера, затем оформить документы на проведение инвентаризации, если инвентаризация проводиться несколько дней, то помещение должно быть опечатано.
Руководитель организации для проведения инвентаризации издает приказ, в котором отражаются дата, место проведения, состав комиссии, что подлежит инвентаризации, время начала проведения и окончания, причины инвентаризации и в какие сроки необходимо сдать в бухгалтерию материалы по инвентаризации. Приказ регистрируется в «Книге контроля» за выполнением приказов, в книге заполняются те же реквизиты, что и в приказе. Имеется графа, где отражается результат ревизии (недостача, излишки), так же имеется примечание, где руководитель отмечает о принятии мер по ликвидации результатов.
Сведения о фактическом наличии имущества записывается в инвентаризационные описи или акты в 2-х экземплярах. В описи имеется расписка МОЛ, где он дает согласие о результатах инвентаризации.
В описях отражаются следующие данные: наименование материалов, объектов и др. ценностей, их количество, единица измерения и отличительные признаки (цвет, размер, сорт, артикул). Описи подписывают на каждой странице, просчитывают количество и делают таксировку. В конце описи делается отметка о проверки цен, таксировки и подсчете итогов, подписывают все члены комиссии и МОЛ.
Арендованные или находящиеся на ответственном хранении ценности проверяются отдельно и описи составляются отдельно от общей.
Контрольная проверка оформляется актом, в акте указывают, где проводилась проверка, члены комиссии, дата и результаты проверки.
Если во время проверки выявлены отклонения (недостатки, излишки), то составляют сличительные ведомости, в них отражают результаты инвентаризации и показывают расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Суммы излишков и недостач ТМЦ в ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Результатами инвентаризации являются излишки и недостачи. Излишки ТМЦ подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации.
Например, в результате инвентаризации выявлен излишек товаров, при этом будет сделана запись Д41К91-1. Недостачи могут быть в приделах норм естественной убыли и недостачи сверх норм. Убыль ценностей в приделах норм списывают на затраты производства — на сч.20 или сч.44.
Например, недостача товаров на складе организации в пределах норм составила 20 т.р.
При этом будет сделана запись:
1. На общую сумму недостачи списывается с 41 счета, через 94 счет. Недостача и порча ценностей. К41Д94 — 20т.р.
2. Сумма недостачи списывается на затраты производства. Д20К94 — 20т.р.
Недостача сверх норм относится на виновных лиц. Например, МОЛ по решению руководителя обязано оплатить сумму недостачи, либо путем удержания из заработной платы, либо внесение наличных денег в кассу.
Д94К41 — списание товаров
К94Д73-2 — возмещение ущерба
К73-2Д50 — в кассу
К73-2Д70 — из заработной платы
Если в результате инвентаризации виновное лицо не выявлено, то по решению руководителя сумма недостачи списывается, либо за счет общехозяйственных расходов (сч.26), либо за счет прибыли (сч.91).
Источник
Внеплановая инвентаризация: образец приказа о проведении, в каких случаях она проводится, сроки и причины
Предлагаем разобрать понятие внеплановой инвентаризации, случаи ее проведения, ведь это важный вопрос. Она не планируется за месяц или неделю, происходит лишь при определенных обстоятельствах, но на каждом производстве. Сам факт пересчета — один из главных способов контроля. С его помощью можно узнать, насколько сохранны ценности и имущество компании, сравнить их с бухгалтерскими документами и заново составить корректный баланс.
Что это такое
Так называют инструмент, который является основным способом контролировать все, что есть в организации. Под учетом находятся финансы, нематериальные активы, товары и многое другое.
Плановая инвентаризация проводится регулярно, минимум раз в 3 года, но предприятие может установить меньший срок, для нее не нужен повод. У незапланированной все начинается с причины.
Существует разделение на натуральную и документальную. В первом варианте пересчет происходит в реальности — проверяющие ищут предмет в цехе или офисе, а потом сверяют с тем, что указано в ведомостях. Если это необходимо, то измеряют и взвешивают, проверяют инвентарный номер. Во второй разновидности просто занимаются поиском всех документов по каждому проверяемому объекту.
Когда и в каких случаях проводится внеплановая инвентаризация
Это мероприятие происходит внезапно, за рамками запланированного. К нему не готовятся, чтобы было легче выявить несоответствия. Но и начинают только, когда есть нужда.
Среди основных поводов стоит назвать:
- замену материально ответственного лица;
- возможное воровство товаров или других ценностей;
- важность сформировать или проверить отчетность за год;
- переоценивается более трети продуктов в результате внешних изменений или действий МОЛ;
- произошедшее стихийное бедствие или ЧП.
Законом не определена необходимость организовать проверку в конкретных случаях, это решает сам руководитель предприятия. Он имеет право начинать пересчет в любой момент, когда посчитает, что это требуется. Это помогает своевременно выявлять пропажи, порчу и кражу имущества, определять потери и искать выходы из сложившейся ситуации.
Зачем она нужна
Проведение внеплановой инвентаризации (ВИ) помогает закрыть задачи:
- обнаружить, сколько ТМЦ и ОС на самом деле;
- сопоставить реальные значения и те, что указаны в документах;
- переписать баланс и заново его составить;
- найти МЦ, которые не учтены на счетах компании и не задействованы в производстве;
- проанализировать затраты и найти пути их снижения;
- выровнять учет;
- выявить недостатки и излишки, изучить их причины;
- контроль над хранением.
ВИ бывает полной или выборочной, все зависит от того, что решит руководство. Обычно расширенная проверка актуальна, когда в кражах подозревается кто-то из сотрудников либо после несчастного случая. В ограниченной версии пересчитывают только определенный комплекс, цех, кладовую — какую-то часть от общего количества ценностей.
Плановая и внеплановая инвентаризация: отличия
Основное отличие в дате. Для спланированного мероприятия число и месяц известны с начала года, ее исполнение — обязательное требование к деятельности компании, независимо от обстоятельств. Постепенно работники подготавливают все к проведению, подсчитывают некоторые группы товаров, перекладывают все и систематизируют, чтобы потом просто считать. С одной стороны, это дополнительный порядок. А с другой — прекрасная возможность создать только видимость наличия сотен экземпляров. Если человек воровал, то ему ничто не помешает замаскировать итоги своей деятельности, чтобы продолжать действовать в том же ключе.
Незапланированный пересчет отличается срочностью и неожиданным началом. Внеплановые инвентаризации проводят, если требуется поймать сотрудника на обмане, найти скрытое хранение излишков продукции, обнаружить пересорт. Ее дату не разглашают заранее, периодичность тоже не установлена — в любой момент, когда руководство решит, что это необходимо.
Она не отражается в учетной политике предприятия, не вписывается в контрольно-ревизионные работы до начала процесса.
В отдельных случаях ее инициируют, если внешние ревизоры или специалисты аудиторской компании выявляют существенные несоответствия в количестве и разновидностях ОС, ГП или финансов. То же делается при определении нарушения законов, незаконное списание средств.
Приказ о проведении полной или частичной внеплановой инвентаризации (образец)
Обязательно составляется этот документ, иначе без него мероприятие не будет правомерным. Его регистрируют в специальной книге контроля. Составляют его по форме №ИНВ-22, которая является типовой. Желательно составлять его по шаблону, но допускается и свободный вид.
Среди проверяющих могут быть как сотрудники, так и внешние нанятые аудиторы. Председатель отвечает за то, чтобы соблюдались временные рамки, не терялись бумаги, все двигалось в соответствии с планом. Он же визирует проходные, все расходники, на которых будет проводиться пересчет. Здесь прописана вся необходимая информация, из которой можно понять, что происходит и почему.
Пример
По пунктам сверху вниз и слева направо:
- код формы ОКУД и чуть ниже ОКПО;
- наименование фирмы и при необходимости структурного подразделения;
- название «приказ», его номер и дата, когда составлен;
- ниже «Для проведения инвентаризации» и вписывается, что будет пересчитываться;
- следующая строчка «назначается инвентаризационная комиссия в составе»
- прописывается председатель и 3 члена;
- «инвентаризации подлежит» — что конкретно нужно посчитать и проверить;
- когда приступить и завершить учет;
- причина — почему был назначен внеплановый подсчет;
- «материалы сдать в бухгалтерию не позднее» — указывается число на два дня позже окончания ВИ, чтобы у сотрудников было время подготовить всю документацию.
Последней строкой руководитель предприятия визирует официальность бланка, указывает свою должность и подпись.
Особенности
До начала все материально ответственные работники, отделы которых будут участвовать в пересчете, готовят расписки. В них должно быть прописано, что на день проведения ВИ все отчеты составлены и готовы к проверке. Затем создают приказ, в котором определяют:
- состав комиссии;
- временные рамки;
- место действия.
Как мы уже говорили, документ регистрируется в специальной книге для контроля. Он становится основанием, в соответствии с которым проводятся все действия.
Заявить о необходимости могут не только начальники компании, но и:
- сотрудники следственных органов;
- суды — в соответствии с постановлением;
- главный офис — если это дочерняя организация или филиал.
Кто входит в инвентаризационную комиссию
Это постоянные члены собрания или нанятые люди из других фирм, специализирующихся на аудите.
Если у руководства нет никаких подозрений или фактов хищения, то в качестве проверяющих приглашают работников из администрации и бухгалтерии. Им проще потом соотносить полученные данные с информацией из базы, анализ будет завершен в несколько раз быстрее. Допускается привлекать материально ответственных лиц из проверяемого отдела, но делается это не всегда.
Финальный состав утверждается руководителем организации. Перед началом обязательно организовывается собрание для членов будущей комиссии. Там обозначаются цели и задачи, которые следует достигнуть, обговариваются правила осуществления.
Сроки проведения внеплановой инвентаризации
Перед тем как начнется процедура, бухгалтерия должна подготовить массу документов — сличительные ведомости, разные промежуточные акты и описи.
Даты и время ведения не разглашаются, о них работники узнают непосредственно за два дня до мероприятия. Длиться она может в зависимости от размеров предприятия от 1 до 20 рабочих дней. В это время цех, структурное подразделение или вся организация не работает — не принимает и не отгружает продукцию, не производит ее. Возобновлять процессы можно только после завершения и заполнения сличительных ведомостей. Это необходимо, чтобы в случае повторного пересчета можно было быстро найти и изучить несоответствие.
Место проверки инвентаризации
Зависит от ее разновидности. Если она документальная, то выполняется непосредственно в кабинете бухгалтера. При натуральной сначала члены комиссии пересчитывают реальное количество изделий, а потом сравнивают с данными в программе.
Важно, чтобы было установлено соответствующее ПО, которое позволяет синхронизировать остатки на складе и в бухгалтерии. Тогда вероятность допустить ошибку будет ниже, но полностью исключить ее нельзя из-за человеческого фактора и вероятности поломки оборудования. Такие программы помогают подсчитывать реальные количества товаров и готовой продукции, сырья и основных средств.
Помочь с подбором такого софта могут специалисты «Клеверенс». Мы совместно с вами определим цели, а затем выберем подходящее программное обеспечение, которое оптимизирует деятельность и упростит работу.
Содержание приказа о внеплановой инвентаризации
Что обязательно указывают:
- наименование места, где проводится пересчет — всей фирмы или конкретного подразделения/цеха;
- номер бумаги, дата создания;
- название того, что будет проверяться — ценности, обязательства, активы;
- информация о комиссии, которая будет заниматься этим вопросом — вписывается председатель и остальные члены;
- указывается день, когда начнется и закончится, сроки, в которые должны быть представлены итоги, которые сдаются в бухгалтерию для сопоставления;
- вписывают причину, по которой начинается проверка;
- ставятся подписи руководителя или уполномоченного лица.
Правила для ВИ
В первую очередь стоит отметить, что это мероприятие ведется в присутствии материально ответственных за этот объект лиц. Этот человек или группа людей проставляют свои подписи в соответствующих графах.
Порядок довольно простой:
- оповещаются сотрудники, что будет проводиться пересчет, создается приказ;
- после подготовки документов проверяющие начинают работать в соответствии со сроками, которые указаны в документации.
Во время ее проведения МОЛ не могут вмешиваться, помогать или мешать. Они не входят в комиссию, но обязаны присутствовать, так как все подсчеты ведутся в их присутствии.
Как задокументировать итоги
Все ведется в точности по составленным ведомостям. Все решения вписывают в специальном акте, который подписывает председатель и МОЛ. Все бумаги составляют в 2 экземплярах, один из которых необходимо прикрепить к плану, а другой — отдать человеку, отвечающему за цех, который проверялся.
Описи требуется заполнять исключительно шариковыми ручками. Недопустима грязь, исправления, корректор. Каждая корректировка утверждается руководителем и проверяющим.
Если где-то закралась ошибка, то ее поправляют во всех экземплярах сразу, сверху вписывается корректная информация. Зачеркивать — только одной ровной линией. Пустых строк не должно оставаться.
Итоги
Когда все процедуры завершены, а ведомости заполнены, можно делать выводы:
- насколько фактические объемы соответствуют плановым;
- заполнены ли все приходно-расходные ордера на продукцию;
- соответствуют ли товары информации, которая есть на этикетках.
Какими бы ни оказался результат, его обязательно фиксируют в описях и переносят в бухгалтерскую отчетность. Полные данные прописывают в акте. Сами участники комиссии не имеют таких широких прав, чтобы влиять на то, как это будет отражено в программе учета остатков. Они могут только документально подтвердить наличие или отсутствие материальных ценностей и нематериальных активов.
Чем внеплановая отличается от плановой
Есть несколько параметров, по которым различают эти два вида контроля:
- Сроки, в которые должно проводиться документальное оформление. Если это запланированный пересчет, то сопроводительная документация высылается на изучение руководителю организации не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала. Для ВИ это всего сутки.
- Содержание. При спланированном подсчете важно изучить все моменты, которые предусмотрены в трудовом законодательстве. При ВИ решают лишь вопросы, которые подпадают под определенные стороны жизни или структуры предприятия.
- Мера наказания. Если в ходе плановой проверки выявляются нарушения, то часто за этим следуют заметные административные меры. Для внеплановой обычно это легкие наказания — лишение премии, выговор, предупреждение и другие подобные.
- Насколько часто применяется. Запланированные пересчеты проводят не чаще, чем раз в 3 года. Для ВИ нет таких ограничений, ее можно инициировать даже раз в месяц.
Что делать дальше
Об итогах, которых добилась комиссия, обязательно докладывают руководителю подразделения и компании. Иногда выявляется, что товары не соответствуют документации, в которой расписаны все их характеристики. В таком случае инициируется небольшое местное расследование.
Потом решают:
- Еще раз проверить все результаты. Обозначаются сроки для всех стадий и для исправления несоответствий в реальных остатках и планах.
- Принимаются меры по уравниванию недостатков и излишков, пересорта, возврату активов.
- Составленные документы отправляются при необходимости в прокуратуру. Там будут выявлены виновные лица, определен ход преступных действий.
Как действовать — будет решать руководитель в зависимости от того, что произошло и какой ущерб был нанесен фирме. Если серьезных несоответствий не обнаружено, то можно ничего не делать. Когда выявлены нарушения, рекомендуется установить их причину.
Если имеет место воровство, порча имущества или недобросовестное исполнение обязанностей, то определяются виновные лица и уровень вреда. Когда он небольшой — можно лишить премии или объявить выговор. Если минус значительный, то стоит задуматься об обращении в прокуратуру или полицию. Но помните, что виновники есть не всегда, иногда их невозможно установить. Тогда все недостачи списываются на расходы по основной деятельности.
Вот как это можно сделать в магазинах совершенно разного типа или на складе, а также — в учреждениях.
Мы рассмотрели, как провести внеплановую инвентаризацию. Это не сложный процесс, но к нему тоже нужно подготовиться. Сначала составляют приказ, утверждают членов будущей комиссии, а потом начинают пересчет. Важно все выполнять внимательно, не ошибаться в единицах измерения и количествах штук. В этом случае не будет трудностей со сведением баланса и получением результата.
Любую инвентаризацию и плановую и внеплановую важно выполнять грамотно.
Количество показов: 11339
Источник