Какие могут быть причины отмены командировки
Содержание статьи
Отмена командировки — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business
Причин для отмены командировки может быть достаточно много. Вот лишь самые популярные из них:
- отпала необходимость в поездке – например, переговоры с партнером зашли в тупик и вылетать на подписание договора больше не требуется;
- сроки командировки изменились – одна из самых частых причин отмены командировки это ее фактический перенос на другие даты;
- болезнь или отпуск сотрудника – если работник заболел или ему потребовалось уйти в отпуск, взять отгул, то командировку также придется отменить;
- форс-мажор – нередко поездки отменяются из-за того, что в месте назначения происходят природные катаклизмы, вроде ураганов.
Ниже мы подробнее рассмотрим процесс отмены командировки в различных ситуациях.
Причины отмены командировки
Отмена командировки по семейным обстоятельствам
Если у работника происходит какое-то событие, которое требует его присутствия и препятствует отбытию в командировку, то поездку можно отменить. Однако по закону не существует исчерпывающего списка «семейных обстоятельств», при котором это можно делать. Так что для того, чтобы такие обстоятельства стали причиной с точки зрения законодательства, соответствующие положения компания обязана внести в локальные нормативные документы.
В итоге тот факт, является ли конкретная ситуация подходящей под понятие «семейные обстоятельства» руководитель будет решать именно в соответствии с этими документами.
Отмена командировки в связи с отпавшей необходимостью
В этом случае нужно составить служебную записку с указанием причины отмены поездки – например, инженера собирались отправить в филиал в другом городе для починки оборудования, но неполадки удалось устранить на месте. Такая служебная записка будет являться основанием для оформления приказа об отмене командировки.
Отмена командировки в связи с болезнью работника
Если сотрудник заболел, то здесь может быть сразу несколько вариантов развития ситуации. При выявлении болезни уже после отправки в командировку, работника нужно будет отозвать. С другой стороны, возможно и продление поездки – если сам сотрудник с этим согласен. В таком случае больничный лист нужно будет предъявить после возвращения в офис.
И соответственно, если человек заболел до начала деловой поездки, то ее нужно отменить, а его отправить на больничный. В период болезни по закону, сотрудники не могут исполнять свои обязанности, а тем более делать это вне места жительства.
Отмена поездки в связи с форс-мажором
Как и в случае с семейными обстоятельствами, возможность отмены деловых поездок из-за форс-мажора (например, погодных условий) следует прописывать в локальных актах.
Поговорим о том, какие документы нужно подготовить, чтобы правильно отменить командировку.
Приказ об отмене командировки
В настоящее время оформление приказа об отмене командировки – не обязательно. Составлять документ можно в произвольной форме, потому что унифицированного шаблона для него нет. Конечно, в компании может быть разработан собственный шаблон приказа об отмене командировки обязательный к использования в рамка именно этой организации.
Обычно оформляют один экземпляр приказа об отмене командировки, но их может быть и больше. Подписывать приказ должен директор компании, а также те сотрудники, на которых распространяется действие документа. Печать на документ не обязательна, если это не требуют локальные нормативные акты фирмы.
В приказ должна попасть следующая информация:
- название компании;
- номер, дата и место составления документа;
- описание причин отмены поездки;
- должности и ФИО сотрудников, затронутых действием приказа;
- ссылка на номер приказа о командировке, действие которого нужно отменить;
- также в тексте указывается сотрудник, ответственный за исполнение приказа.
Приказ об отмене командировки образец
Служебная записка об отмене командировки
Этот документ является основанием для составления приказа об отмене командировки. Для него также не существует унифицированного бланка, так что готовить его можно в произвольном формате.
Составить записку может как сам сотрудник, который должен был поехать в командировку, так и его руководитель.
Служебная записка об отмене командировки образец
Как видно, по текущим нормам в отмене командировки нет ничего сложного – для этого достаточно подготовить служебную записку и приказ. Главное предусмотреть возможные причины отмены или переноса деловой поездки в локальных нормативных документах.
Источник
Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом
В условиях пандемии отмена командировок стала частым
явлением. В этой статье мы разберем, можно ли
отменить или перенести служебную поездку из-за коронавируса, что
должно быть в приказе об отмене командировки и как
правильно отразить расходы на уже оплаченные билеты. Обо всем
по порядку.
Может ли коронавирус быть причиной отмены
командировки
Закон не ограничивает компанию в причинах отмены
командировки. Основания для отмены запланированной рабочей поездки
могут быть разные:
— потеря актуальности поездки;
— болезнь сотрудника;
— семейные обстоятельства командированного;
— форс-мажор (забастовки, природные бедствия, эпидемии
и т.д.).
Отмену командировки из-за пандемии коронавируса можно отнести
к форс-мажору. При этом не важно, по какой причине
не состоится рабочая поездка: из-за закрытых границ или
неблагоприятной эпидемиологической обстановки. Главное —
обосновать отмену поездки и по возможности сослаться
на официальные документы. Это нужно для того, чтобы
у инспекции не возникло лишних вопросов.
Как отменить командировку: инструкция
1. Выпустить приказ об отмене командировки
Если приказ о командировке был выпущен, но аванс еще
не перечислили и билеты в поездку не купили,
достаточно только выпустить приказ об отмене командировки.
Законодательно установленной формы для такого приказа нет.
Документ составляется в произвольной форме на стандартном
бланке компании. В тексте нужно указать основание для отмены
рабочей поездки — например, сослаться на официальные
источники:
- Рекомендации Роспотребнадзора;
- Распоряжение правительства РФ
об ограничении передвижения через государственную
границу; - Локальные нормативные документы, действующие в конкретном
регионе России или государстве, например, постановление
о режиме ЧС и обязательном карантине для
приезжих.
В документе необходимо написать имена и должности
работников, которых затрагивает приказ. Также в тексте нужно
указать номер приказа, который аннулируется.
Сотрудник, который должен был ехать в командировку, должен
ознакомиться с приказом или распоряжением и поставить
свою подпись.
Если же компания уже успела понести расходы
на командировку, потребуется предпринять еще несколько
шагов.
2. Отменить бронирования
Даже если работник не поехал в командировку, компания
все равно несет фактические расходы, которые чаще всего полностью
возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов чаще всего
возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы
и сборы за возврат. Если билеты невозвратные,
их стоимость и вовсе нельзя вернуть (за исключением
случаев, если перевозчик сам отменил рейс).
Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тем
больше денег вернется. Пользователи Туту могут сдать ж/д
и авиабилеты в личном кабинете на сайте или
в приложении. Если билеты оформлены в аккаунте Туту Командировки, то возврат
осуществляется из бизнес-аккаунта. После оформления возврата
электронная квитанция и УПД (акт на сервисный сбор)
придут на эл. почту, также их можно скачать в личном
кабинете.
Для авиабилетов срок возврата составляет
до 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10
рабочих дней.
Также командированному нужно отменить бронирование отеля или
апартаментов, если это возможно. Некоторые сервисы бронирования при
возврате удерживают сборы за свои услуги.
Все полученные электронные документы и чеки нужно
распечатать и сдать вместе с авансовым отчетом.
3. Заполнить авансовый отчет
Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие
расходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Для
отчета используют стандартную форму №АО-1. Заполнять документ нужно
тогда, когда все отчетные документы уже на руках. Сдать отчет
надо не позднее 3 дней после выхода приказа
об отмене командировки.
В документе нужно прописать:
- размер перечисленного аванса;
- сумму потраченных средств;
- остаток или перерасход средств.
На оборотной стороне авансового отчета пропишите названия
отчетных документов (кассовый чек, квитанция на возврат, УПД)
и сумму расходов по каждому из них.
Если билет возвращен, то нужно распечатать квитанцию
возврата с указанием удержаний и суммы к возврату.
Если билет невозвратный и его не удалось сдать,
то понадобится сделать скриншот уведомления
от авиакомпании или сервиса бронирования. То же самое
и с бронью отелей.
Подробнее про
заполнение авансового отчета
4. Произвести расчеты
Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленные
документы и произвести перерасчеты.
Если работник оплатил отель и билеты со своей карты,
ему нужно отчитаться о фактических понесенных расходах
в авансовом отчете. Деньги, которые он позже получит
от перевозчика или отеля при возврате, компания удержит
из его следующей зарплаты.
Если организация успела выплатить суточные работнику,
то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить
на расчетный счет организации. Некоторые компании могут
удержать суточные из заработной платы по заявлению
сотрудника.
Как учесть расходы из-за отмены командировки
Расходы на командировку сотрудника — это затраты
организации, а не доходы сотрудника. При учете
их нужно отнести к внереализационным расходам компании. А вот
суточные к расходам причислять не нужно, поскольку
работник их не потратил.
Если сотрудник изначально оплатил билеты и жилье
со своей карты и при возврате были удержаны сборы,
компания все равно должна возместить работнику полную сумму
расходов. При компенсации сотруднику этих расходов удерживать НДФЛ
и платить страховые взносы с сумм не нужно.
Если же билеты и гостиница оплачены
с корпоративного счета (например в Туту Командировки), то деньги
возвращаются напрямую на счет компании.
Как перенести командировку на другие даты
Допустим, карантин и ситуация с пандемией делают
командировку невозможной именно сейчас, но необходимость
в ней не отпадает. Можно ли перенести
запланированную командировку на другое время? Отвечаем.
Перенос командировки законом никак не регулируется,
но это не значит, что он невозможен. По логике,
процесс переноса служебной поездки, как и любой другой
процесс, должен быть задокументирован и обоснован.
Руководитель командированного должен составить служебную
записку, в которой надо указать причину переноса командировки.
После согласования служебной записки с гендиректором нужно
отменить предыдущий приказ и издать новый, с указанием
других дат. Работник должен ознакомиться с документом
и подписать его.
Примечание: если командировка переносится на небольшой срок
(например, несколько дней), возвращать суточные
необязательно — все равно уже скоро они понадобятся работнику.
Авиабилеты можно не сдавать, а обменять на новые даты (если позволяет
тариф). Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Часто
это выгоднее, чем сдать билет и и приобрести новый. Что
касается ж/д билетов, то их обменять
не получится — только купить другие.
В итоге
- Для отмены или переноса командировки лучше ссылаться на
официальные документы. - Чем раньше оформить возврат билетов, тем больше удастся вернуть
(кроме невозвратных билетов). - Штрафы за отмену бронирования — расходы
не сотрудника, а компании. - В авансовый отчет вписывают сумму всех фактически
понесенных расходов. - В случае переноса командировки на небольшой срок
работник может не возвращать суточные.
* Данная статья носит информационный характер
и может не совпадать с мнением государственных
органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.
Еще можно почитать
Командировка
во время пандемии
Каршеринг
в командировке
Компенсация транспортных расходов
в командировке
Какие
документы нужны для командировки в 2021 году
Туту.ру — сервис для организации путешествий
и командировок.
Мы сделали процесс бронирования билетов для рабочих поездок
удобным и прозрачным. Оплатить билеты можно банковской картой
или с онлайн-депозита компании. Все отчетные документы
о поездке приходят на эл. почту и доступны
в личном кабинете. Подробнее про Туту Командировки
Источник
Отказ от командировки: причины, пошаговая инструкция и последствия отказа
Командировка – направление работника организации для исполнения трудовых обязанностей в местность, удаленную от основного места работы. Такие поездки необходимы предпринимателям для осуществления мероприятий по привлечению клиентов, организации сотрудничества с контрагентами, поиска новых областей развития, приобретения товаров и оформления услуг.
Внимание
На время командировки за работником сохраняется его должность, рабочее место, заработная плата. Все расходы по пребыванию в поездке (проезд, питание, проживание, дополнительные) подлежат возмещению из доходов организации-работодателя.
ТК РФ
Общий порядок направления сотрудников в командировки определен в главе 24 ТК РФ. Дополнительные аспекты мероприятий по отправке работников в другую местность определяются внутренним положением о командировках, труде и в трудовом договоре работника.
В служебную поездку может быть отправлен любой работник, независимо от занимаемой должности и стажа работы. Основным документом, подтверждающим правомерность отправки трудящихся в поездки, является трудовой договор. Если гражданин осуществляет трудовую деятельность в компании с неофициальным трудоустройством, это не будет основанием для отказа выполнить распоряжение предпринимателя.
К сведению
Руководитель компании не обязан спрашивать у сотрудника разрешение на командировку, но такие действия не являются ущемлением прав трудящихся. В ТК РФ установлены ограничения для группы лиц по направлению в служебные поездки.
Полностью наложен запрет на командирование для:
- женщин в период беременности;
- сотрудников в возрасте до 18 лет (исключение творческая деятельность);
- лиц с инвалидностью, если поездка прерывает реабилитационные мероприятия.
Перечень лиц, принудительное направление в командировку которых противоречит законодательной базе, но допустимо с письменного согласия трудящегося:
- женщины до достижения ребенком возраста трех лет;
- работник, осуществляющий трудовую деятельность на основании ученического договора;
- родители, воспитывающие детей до пяти лет в одиночку;
- сотрудники, осуществляющие уход за нетрудоспособными родственниками (болезнь, инвалидность);
- официальные опекуны до достижения детьми совершеннолетия;
- заявленные кандидаты на службу в государственной структуре (выборы).
ВАЖНО
Осуществление командировки для вышеперечисленных граждан допустимо только при вручении уведомления-направления и с их письменного согласия. Решение трудящегося должно быть выражено на бумаге. Подпись в приказе не является подтверждением воли работника, это факт ознакомления.
Уведомление работодателя должно содержать следующую информацию:
- доводы по необходимости проведения командировки;
- период поездки;
- перечень прав работника, на основании которых он имеет право отказаться от исполнения распоряжения;
- гарантии, предоставляемые работодателем при условии согласия на поездку (возмещение конкретных расходов, выплата премии и пр.);
- дата документа.
Допускается в бланке уведомления предусмотреть графу, где работник собственноручно подтвердит факт вручения документа и напишет согласие на условия, описанные работодателем. За принуждение к поездке предприниматель может понести административную ответственность по ч.1 ст.5.27 КоАП РФ.
Уважительные и неуважительные причины отказа
Командировка – обязанность работника при исполнении трудовой деятельности. Отказ от поездки возможен только при приведении веских оснований. Если при трудоустройстве сотрудник давал письменное согласие на подобные поездки, то необоснованный отказ может повлечь дисциплинарное взыскание или выговор. Отсутствие документально подтвержденного одобрения от работника не является исключением при применении дисциплинарных взысканий.
Лояльный руководитель может по просьбе работника отправить другого в командировку, перенести срок поездки.
Уважительными причинами отказа от командировки могут быть:
- проблемы со здоровьем самого трудящегося (в т.ч. медицинские противопоказания) или его близких родственников;
- чрезвычайная ситуация, повлиявшая на жизнь сотрудника (пожар, затопление, кража имущества и др.);
- безотлагательная срочность для оформления и получения определенного документа (паспорт, вступление в наследство, оформление сделки с недвижимостью и др.);
- смерть члена семьи;
- важное семейное мероприятие (годовщина свадьбы, юбилей, бракосочетание детей и др.);
- заключение брака;
- содержание и воспитание ребенка с ограниченными возможностями;
- отсутствие заблаговременного информирования о факте поездки;
- ошибки в сопроводительных документах либо их отсутствие;
- недостаточное финансирование поездки или полная невыплата аванса на командировочные расходы.
Неуважительными основаниями для отказа от направления в командировку являются:
- нежелание работника;
- совпадение дат поездки с праздниками, днем рождения;
- погодные условия;
- прочие маловажные факторы.
Независимо от ситуации, трудящимся рекомендуется использовать все законные и допустимые способы отказаться от поездки:
- пойти на переговоры с руководством с целью достижения компромисса;
- привести доводы о необоснованности поездки и нецелесообразности расходов;
- предложите помощь в подготовке к командировке;
- подберите потенциального кандидата на замену;
- досконально проверить документы на поездку;
- контролировать срок выплаты аванса на командировочные расходы.
Пошаговая инструкция оформления отказа от командировки
Если работник имеет намерения отказаться от направления в командировку, то ему необходимо письменно известить об этом работодателя с приведением весомых аргументов, повлиявших на принятие решения.
Отказ от командировки по семейным обстоятельствам.
Если у работника, направляемого в командировку, возникли семейные обстоятельства, не позволяющие ему совершить назначенную поездку, то он должен письменно известить работодателя.
Обязательные реквизиты отказа:
- адресат заявления (имя и должность вышестоящего руководителя);
- сведения о заявителе (должность, ФИО);
- название документа;
- основание для отказа;
- предложение по урегулированию ситуации;
- дата и подпись.
Образец заявления:
Отказ от командировки по состоянию здоровья
Основанием для отказа от командирования служит заболевание работника или медицинские противопоказания к поездке.
Рекомендуемые реквизиты обращения к руководителю соответствуют предыдущей причине отказа.
Приведем пример документа:
Отказ от командировки военнослужащего по контракту
Порядок прохождения военной службы, в том числе по контракту, регламентируется федеральным законом № 53 от 28.03.1998г.
Внимание
Военнослужащий не имеет право отказаться от командировки, может обратиться к руководству с просьбой пересмотреть и сократить сроки пребывания в поездке.
Основаниями для заявления могут стать:
- болезнь служащего, требующая стационарного лечения в медучреждении;
- ухудшение состояния здоровья иждивенца;
- досрочное исполнение поставленной задачи;
- дисциплинарные нарушения во время командировки;
- служебная необходимость;
- чрезвычайные обстоятельства в семье, требующие личного присутствия гражданина;
- иные обстоятельства, требующие непосредственного участия и присутствия гражданина.
Любой необоснованный отказ от поездки, а также несоответствующее поведение лица во время командировки приведут к открытию расследования причин уклонения от обязанностей и назначению соответствующего наказания.
Дополнительная информация
Заявление о сокращении срока поездки составляется на имя вышестоящего руководства. Обязательно в шапке документа указывается должность и имя бойца. Далее излагается обращение и указываются подробные сведения о необходимости сократить срок поездки.
Заявление направляется на рассмотрение и утверждение. До момента получения одобрения недопустимо покидать место командировки и прерывать службу.
Когда нельзя отказаться от командировки?
Внимание
Уклониться от направления в командировку невозможно, если руководитель не одобрил заявление с просьбой отстранить от поездки. Отказ от подписи приказа о направлении в поездку также не является основанием отменить командировку.
Существует перечень ситуаций, когда даже веская причина не сможет дать работнику возможность отказаться от поездки. Например, чрезвычайная ситуация в компании, решение которой заключено в цели поездки; судебное разбирательство по признанию фирмы банкротом, если работник командируется для заключения новых договоров с покупателями и пр.
В должностных обязанностях военнослужащих закреплен пункт неукоснительного командирования по приказу командующего состава. Любой статус гражданина, проходящего военную государственную службу, закрепляет за ним порядок по строгому следованию законодательным актам в данной сфере.
Последствия
Трудовым кодексом (ст.192—193) предусмотрены меры дисциплинарной ответственности за необоснованный отказ работника от направления в командировку:
- замечание;
- выговор;
- увольнение.
Дополнительная информация
При назначении наказания сотруднику, руководитель изучает весомость аргументов и оценивает полученный ущерб для компании.
План мероприятий по определению дисциплинарного взыскания по отношению к работнику, нарушившему порядок трудовой деятельности:
- письменное определение проступка;
- наказание назначается в течение одного месяца с даты нарушения, без учета дней больничного и отпуска;
- срок для привлечения к ответственности не может превышать шесть месяцев;
- предоставление письменного обоснования отказа от работника;
- за каждый проступок предусматривается только одно взыскание;
- двухдневный срок для ознакомления трудящегося с приказом о предпринятой мере наказания.
Замечание – легкая мера наказания. Может примениться как в письменной, так и устной форме. Выговор может быть занесен в трудовую книжку сотрудника, что негативно скажется на его трудовой деятельности в дальнейшем.
К сведению
Допустимо уменьшение размера премиальной стимулирующей выплаты работнику, нарушившему дисциплину, но только при условии, что в положении о премировании четко оговорены критерии назначения выплаты в зависимости от исполнения обязанностей. Обязательно потребуется приложение внутреннего документа от руководителя подразделения (служебная, докладная записка) с описанием причины для лишения премии.
По отношению к военнослужащим дисциплинарная ответственность может быть применена только при наличии фактического и правового оснований. При прохождении службы по контракту дисциплинарный поступок может стать основанием для расторжения договора по причине невыполнения или частичного неисполнения условий.
Могут ли уволить за отказ от командировки?
Единоразовый отказ от командировки не является основанием для расторжения с работником трудового договора. Систематическое нарушение трудовой дисциплины без веских оснований и назначение дисциплинарных взысканий являются поводом для увольнения работника с занимаемой должности по ст.81 ТК РФ.
Решение работодателя может быть обжаловано в уполномоченных государственных органах (КТС, трудовая инспекция, суд и т.п.).
Нюансы
- Военный, проходящий службу по контракту, имеет основание досрочно покинуть место командировки только по письменному приказу командующего персонала.
- Работодатель должен получить письменное согласие сотрудника о направлении в командировку, когда день выезда совпадает с выходным днем.
- Отказ работника подписать уведомление о направление в командировку является дисциплинарным нарушением.
- Неподтвержденное заявление сотрудника о том, что сумма аванса на командировку не соответствует уровню возможных расходов, не является основанием для отказа от поездки.
- Документально направление сотрудника в командировку оформляется в виде приказа. Дополнительные формы разрабатываются непосредственно в компании по необходимости.
- По нормативно-правовым актам РФ недопустимо денежное взыскание за отказ от командировки (за исключением случаев, когда такие условия оговорены в трудовом договоре или положении компании).
Трудовой кодекс не является исчерпывающим документом, регулирующим взаимоотношения между трудящимися и предпринимателями, но заключает в себе базовый свод правил, соблюдение которых является обязанностью обеих сторон. Любая конкретная спорная ситуация имеет несколько путей разрешения, не всегда конфликтом и с последствиями. Поэтому работодателям рекомендуется соблюдать законодательство и создавать благоприятные условия для командировок, а работникам не прибегать к хитрости и обману, добросовестно исполнять трудовые обязанности.
Источник