Какие могут быть причины инвентаризации в приказе

Внеплановая инвентаризация: образец приказа о проведении, в каких случаях она проводится, сроки и причины

Предлагаем разобрать понятие внеплановой инвентаризации, случаи ее проведения, ведь это важный вопрос. Она не планируется за месяц или неделю, происходит лишь при определенных обстоятельствах, но на каждом производстве. Сам факт пересчета — один из главных способов контроля. С его помощью можно узнать, насколько сохранны ценности и имущество компании, сравнить их с бухгалтерскими документами и заново составить корректный баланс.

Что это такое

Так называют инструмент, который является основным способом контролировать все, что есть в организации. Под учетом находятся финансы, нематериальные активы, товары и многое другое.

Плановая инвентаризация проводится регулярно, минимум раз в 3 года, но предприятие может установить меньший срок, для нее не нужен повод. У незапланированной все начинается с причины.

Существует разделение на натуральную и документальную. В первом варианте пересчет происходит в реальности — проверяющие ищут предмет в цехе или офисе, а потом сверяют с тем, что указано в ведомостях. Если это необходимо, то измеряют и взвешивают, проверяют инвентарный номер. Во второй разновидности просто занимаются поиском всех документов по каждому проверяемому объекту.

Когда и в каких случаях проводится внеплановая инвентаризация

Это мероприятие происходит внезапно, за рамками запланированного. К нему не готовятся, чтобы было легче выявить несоответствия. Но и начинают только, когда есть нужда.

Среди основных поводов стоит назвать:

• замену материально ответственного лица;
• возможное воровство товаров или других ценностей;
• важность сформировать или проверить отчетность за год;
• переоценивается более трети продуктов в результате внешних изменений или действий МОЛ;
• произошедшее стихийное бедствие или ЧП.

Законом не определена необходимость организовать проверку в конкретных случаях, это решает сам руководитель предприятия. Он имеет право начинать пересчет в любой момент, когда посчитает, что это требуется. Это помогает своевременно выявлять пропажи, порчу и кражу имущества, определять потери и искать выходы из сложившейся ситуации.

Зачем она нужна

Проведение внеплановой инвентаризации (ВИ) помогает закрыть задачи:

• обнаружить, сколько ТМЦ и ОС на самом деле;
• сопоставить реальные значения и те, что указаны в документах;
• переписать баланс и заново его составить;
• найти МЦ, которые не учтены на счетах компании и не задействованы в производстве;
• проанализировать затраты и найти пути их снижения;
• выровнять учет;
• выявить недостатки и излишки, изучить их причины;
• контроль над хранением.

ВИ бывает полной или выборочной, все зависит от того, что решит руководство. Обычно расширенная проверка актуальна, когда в кражах подозревается кто-то из сотрудников либо после несчастного случая. В ограниченной версии пересчитывают только определенный комплекс, цех, кладовую — какую-то часть от общего количества ценностей.

Плановая и внеплановая инвентаризация: отличия

Основное отличие в дате. Для спланированного мероприятия число и месяц известны с начала года, ее исполнение — обязательное требование к деятельности компании, независимо от обстоятельств. Постепенно работники подготавливают все к проведению, подсчитывают некоторые группы товаров, перекладывают все и систематизируют, чтобы потом просто считать. С одной стороны, это дополнительный порядок. А с другой — прекрасная возможность создать только видимость наличия сотен экземпляров. Если человек воровал, то ему ничто не помешает замаскировать итоги своей деятельности, чтобы продолжать действовать в том же ключе.

Незапланированный пересчет отличается срочностью и неожиданным началом. Внеплановые инвентаризации проводят, если требуется поймать сотрудника на обмане, найти скрытое хранение излишков продукции, обнаружить пересорт. Ее дату не разглашают заранее, периодичность тоже не установлена — в любой момент, когда руководство решит, что это необходимо.

Она не отражается в учетной политике предприятия, не вписывается в контрольно-ревизионные работы до начала процесса.

В отдельных случаях ее инициируют, если внешние ревизоры или специалисты аудиторской компании выявляют существенные несоответствия в количестве и разновидностях ОС, ГП или финансов. То же делается при определении нарушения законов, незаконное списание средств.

Приказ о проведении полной или частичной внеплановой инвентаризации (образец)

Обязательно составляется этот документ, иначе без него мероприятие не будет правомерным. Его регистрируют в специальной книге контроля. Составляют его по форме №ИНВ-22, которая является типовой. Желательно составлять его по шаблону, но допускается и свободный вид.

Среди проверяющих могут быть как сотрудники, так и внешние нанятые аудиторы. Председатель отвечает за то, чтобы соблюдались временные рамки, не терялись бумаги, все двигалось в соответствии с планом. Он же визирует проходные, все расходники, на которых будет проводиться пересчет. Здесь прописана вся необходимая информация, из которой можно понять, что происходит и почему.

Пример

По пунктам сверху вниз и слева направо:

• код формы ОКУД и чуть ниже ОКПО;
• наименование фирмы и при необходимости структурного подразделения;
• название «приказ», его номер и дата, когда составлен;
• ниже «Для проведения инвентаризации» и вписывается, что будет пересчитываться;
• следующая строчка «назначается инвентаризационная комиссия в составе»
• прописывается председатель и 3 члена;
• «инвентаризации подлежит» — что конкретно нужно посчитать и проверить;
• когда приступить и завершить учет;
• причина — почему был назначен внеплановый подсчет;
• «материалы сдать в бухгалтерию не позднее» — указывается число на два дня позже окончания ВИ, чтобы у сотрудников было время подготовить всю документацию.

Последней строкой руководитель предприятия визирует официальность бланка, указывает свою должность и подпись.

Особенности

До начала все материально ответственные работники, отделы которых будут участвовать в пересчете, готовят расписки. В них должно быть прописано, что на день проведения ВИ все отчеты составлены и готовы к проверке. Затем создают приказ, в котором определяют:

• состав комиссии;
• временные рамки;
• место действия.

Как мы уже говорили, документ регистрируется в специальной книге для контроля. Он становится основанием, в соответствии с которым проводятся все действия.

Заявить о необходимости могут не только начальники компании, но и:

• сотрудники следственных органов;
• суды — в соответствии с постановлением;
• главный офис — если это дочерняя организация или филиал.

Кто входит в инвентаризационную комиссию

Это постоянные члены собрания или нанятые люди из других фирм, специализирующихся на аудите.

Если у руководства нет никаких подозрений или фактов хищения, то в качестве проверяющих приглашают работников из администрации и бухгалтерии. Им проще потом соотносить полученные данные с информацией из базы, анализ будет завершен в несколько раз быстрее. Допускается привлекать материально ответственных лиц из проверяемого отдела, но делается это не всегда.

Финальный состав утверждается руководителем организации. Перед началом обязательно организовывается собрание для членов будущей комиссии. Там обозначаются цели и задачи, которые следует достигнуть, обговариваются правила осуществления.

Сроки проведения внеплановой инвентаризации

Перед тем как начнется процедура, бухгалтерия должна подготовить массу документов — сличительные ведомости, разные промежуточные акты и описи.

Даты и время ведения не разглашаются, о них работники узнают непосредственно за два дня до мероприятия. Длиться она может в зависимости от размеров предприятия от 1 до 20 рабочих дней. В это время цех, структурное подразделение или вся организация не работает — не принимает и не отгружает продукцию, не производит ее. Возобновлять процессы можно только после завершения и заполнения сличительных ведомостей. Это необходимо, чтобы в случае повторного пересчета можно было быстро найти и изучить несоответствие.

Место проверки инвентаризации

Зависит от ее разновидности. Если она документальная, то выполняется непосредственно в кабинете бухгалтера. При натуральной сначала члены комиссии пересчитывают реальное количество изделий, а потом сравнивают с данными в программе.

Важно, чтобы было установлено соответствующее ПО, которое позволяет синхронизировать остатки на складе и в бухгалтерии. Тогда вероятность допустить ошибку будет ниже, но полностью исключить ее нельзя из-за человеческого фактора и вероятности поломки оборудования. Такие программы помогают подсчитывать реальные количества товаров и готовой продукции, сырья и основных средств.

Помочь с подбором такого софта могут специалисты «Клеверенс». Мы совместно с вами определим цели, а затем выберем подходящее программное обеспечение, которое оптимизирует деятельность и упростит работу.

Содержание приказа о внеплановой инвентаризации

Что обязательно указывают:

• наименование места, где проводится пересчет — всей фирмы или конкретного подразделения/цеха;
• номер бумаги, дата создания;
• название того, что будет проверяться — ценности, обязательства, активы;
• информация о комиссии, которая будет заниматься этим вопросом — вписывается председатель и остальные члены;
• указывается день, когда начнется и закончится, сроки, в которые должны быть представлены итоги, которые сдаются в бухгалтерию для сопоставления;
• вписывают причину, по которой начинается проверка;
• ставятся подписи руководителя или уполномоченного лица.

Правила для ВИ

В первую очередь стоит отметить, что это мероприятие ведется в присутствии материально ответственных за этот объект лиц. Этот человек или группа людей проставляют свои подписи в соответствующих графах.

Порядок довольно простой:

• оповещаются сотрудники, что будет проводиться пересчет, создается приказ;
• после подготовки документов проверяющие начинают работать в соответствии со сроками, которые указаны в документации.

Во время ее проведения МОЛ не могут вмешиваться, помогать или мешать. Они не входят в комиссию, но обязаны присутствовать, так как все подсчеты ведутся в их присутствии.

Как задокументировать итоги

Все ведется в точности по составленным ведомостям. Все решения вписывают в специальном акте, который подписывает председатель и МОЛ. Все бумаги составляют в 2 экземплярах, один из которых необходимо прикрепить к плану, а другой — отдать человеку, отвечающему за цех, который проверялся.

Описи требуется заполнять исключительно шариковыми ручками. Недопустима грязь, исправления, корректор. Каждая корректировка утверждается руководителем и проверяющим.

Если где-то закралась ошибка, то ее поправляют во всех экземплярах сразу, сверху вписывается корректная информация. Зачеркивать — только одной ровной линией. Пустых строк не должно оставаться.

Итоги

Когда все процедуры завершены, а ведомости заполнены, можно делать выводы:

• насколько фактические объемы соответствуют плановым;
• заполнены ли все приходно-расходные ордера на продукцию;
• соответствуют ли товары информации, которая есть на этикетках.

Какими бы ни оказался результат, его обязательно фиксируют в описях и переносят в бухгалтерскую отчетность. Полные данные прописывают в акте. Сами участники комиссии не имеют таких широких прав, чтобы влиять на то, как это будет отражено в программе учета остатков. Они могут только документально подтвердить наличие или отсутствие материальных ценностей и нематериальных активов.

Чем внеплановая отличается от плановой

Есть несколько параметров, по которым различают эти два вида контроля:

• Сроки, в которые должно проводиться документальное оформление. Если это запланированный пересчет, то сопроводительная документация высылается на изучение руководителю организации не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала. Для ВИ это всего сутки.
• Содержание. При спланированном подсчете важно изучить все моменты, которые предусмотрены в трудовом законодательстве. При ВИ решают лишь вопросы, которые подпадают под определенные стороны жизни или структуры предприятия.
• Мера наказания. Если в ходе плановой проверки выявляются нарушения, то часто за этим следуют заметные административные меры. Для внеплановой обычно это легкие наказания — лишение премии, выговор, предупреждение и другие подобные.
• Насколько часто применяется. Запланированные пересчеты проводят не чаще, чем раз в 3 года. Для ВИ нет таких ограничений, ее можно инициировать даже раз в месяц.

Что делать дальше

Об итогах, которых добилась комиссия, обязательно докладывают руководителю подразделения и компании. Иногда выявляется, что товары не соответствуют документации, в которой расписаны все их характеристики. В таком случае инициируется небольшое местное расследование.

Потом решают:

• Еще раз проверить все результаты. Обозначаются сроки для всех стадий и для исправления несоответствий в реальных остатках и планах.
• Принимаются меры по уравниванию недостатков и излишков, пересорта, возврату активов.
• Составленные документы отправляются при необходимости в прокуратуру. Там будут выявлены виновные лица, определен ход преступных действий.

Как действовать — будет решать руководитель в зависимости от того, что произошло и какой ущерб был нанесен фирме. Если серьезных несоответствий не обнаружено, то можно ничего не делать. Когда выявлены нарушения, рекомендуется установить их причину.

Если имеет место воровство, порча имущества или недобросовестное исполнение обязанностей, то определяются виновные лица и уровень вреда. Когда он небольшой — можно лишить премии или объявить выговор. Если минус значительный, то стоит задуматься об обращении в прокуратуру или полицию. Но помните, что виновники есть не всегда, иногда их невозможно установить. Тогда все недостачи списываются на расходы по основной деятельности.

Вот как это можно сделать в магазинах совершенно разного типа или на складе, а также — в учреждениях.

Мы рассмотрели, как провести внеплановую инвентаризацию. Это не сложный процесс, но к нему тоже нужно подготовиться. Сначала составляют приказ, утверждают членов будущей комиссии, а потом начинают пересчет. Важно все выполнять внимательно, не ошибаться в единицах измерения и количествах штук. В этом случае не будет трудностей со сведением баланса и получением результата.

Любую инвентаризацию и плановую и внеплановую важно выполнять грамотно.

Количество показов: 11000

Источник

Приказ о проведении инвентаризации по новым стандартам с причиной инвентаризации

Приказ на проведение инвентаризации оформляется в обязательном порядке перед составлением годовой отчетности (в последний квартал отчетного года), при смене материально ответственных лиц, при хищениях, пожарах, стихийных бедствиях и в некоторых других случаях. В статье расскажем об особенностях оформления документа и предложим для скачивания образец приказа на инвентаризацию перед годовым отчетом и для иных ситуаций.

Узнайте все нюансы инвентаризации в конце года из статьи журнала «Упрощенка» «Пять причин, почему надо провести инвентаризацию»

Образец приказа о проведении инвентаризации перед годовой отчетностью

Особенности составления приказа перед годовой отчетностью описаны выше. Рассмотрим образец такого приказа, составив его по форме ИНВ-22:

Приказ инвентаризации товарно-материальных ценностей (образец)

Приказ о проведении инвентаризации может быть составлен в свободной форме. Посмотрите для примера образец приказа на проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Обязательно ли делать приказ на инвентаризацию при ее проведении

Проведение инвентаризации в компании может быть плановое и внеплановое. В обоих случаях целью проведения инвентаризации является проверка фактического наличия имущества и размера фактических обязательств, а также сравнение этой информации с данными бухгалтерского учета. Проведение инвентаризации регламентируется учетной политикой компании.

В начале любой инвентаризации издается приказ, который определяет ответственных за ее проведение сотрудников, устанавливает сроки и многое другое.

Далее в установленный период комиссия производит подсчет материальных ценностей, имущества, основных средств, зданий, сооружений и т. д. и сравнивает данные с описями, инвентарными карточками и иными выгрузками из бухгалтерского учета.

Как оформляется приказ на инвентаризацию по новым стандартам

Приказ о проведении инвентаризации оформляется в бумажном виде и подписывается руководителем.

В самом приказе обязательно указывается следующая информация:

• наименование организации;
• причина проведения проверки;
• предмет проведения инвентаризации;
• ответственные сотрудники (один человек или комиссия);
• сроки проведения и дата, когда окончательные итоги должны быть сданы в бухгалтерию;
• иное.

Существует ли унифицированная форма приказа о проведении инвентаризации

Распоряжение о проведении проверки имущества и обязательств может быть оформлено как в свободной, так и по унифицированной форме ИНВ-22.

После заполнения приказа его необходимо зарегистрировать в журнале учета приказов и ознакомить с ним всех членов комиссии. Необходимо составить лист ознакомления к приказу и собрать подписи всех ответственных за проведение инвентаризации, а также всех ответственных лиц проверяемых подразделений.

Обязательно ли указывать причину проведения инвентаризации в приказе

Указание причины проведения инвентаризации является обязательным, т. к. это определяет общую цель мероприятия. Это может быть плановая проверка перед составлением годовой отчетности, а также хищение материальных ценностей, передача имущества третьим лицам и т. п.

Унифицированная форма ИНВ-22 содержит раздел, где нужно вписать причину. Полный перечень причин инвентаризации описан в п. 27 приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.

Какие могут быть причины инвентаризации в приказе

Законом установлены следующие причины проведения инвентаризации:

• проверка всех активов и обязательств перед составлением годовой отчетности;
• передача материальных ценностей в связи со сменой ответственных лиц;
• после чрезвычайных ситуаций;
• для или после выявления факта недостачи, хищения и порчи имущества;
• при ликвидации компании.

Пример причины инвентаризации в приказе

В самом приказе причина указывается более детально. Например, это может быть «Проверка достоверности сведений перед составлением годовой бухгалтерской отчетности» или «Выявление факта хищения оборудования службой охраны» и т. п.

Особенности оформления приказа о проведении инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств компании проводится не реже одного раза в три года. При этом комиссия не только производит подсчет имущества, но и проверяет их назначение, паспорта, техническую документацию и т. д.

В приказ о проведении инвентаризации основных средств вписывается детальный или обобщенный перечень инвентаризируемого имущества. Зачастую, инвентаризация основных средств проводится ежегодно в рамках подготовки к формированию годовой отчетности. При этом достаточно издать один приказ, в котором указать все предметы проверки.

Как отличается образец приказа о проведении инвентаризации в случае внеплановой инвентаризации

Независимо от причин и сроков проведения инвентаризации оформление письменного распоряжения руководителя является обязательным. При этом не имеет значения, является ли мероприятие плановым или обусловлено форс-мажорным событием. В обоих случаях форма приказа или ИНВ-22, или свободная с обязательным указанием причин, сроков, ответственных и т. д.

Когда нужен приказ о проведении годовой инвентаризации и все ли обязаны ее проводить

Порядок проведения инвентаризации определяется в учетной политике компании. По общему правилу этому мероприятию посвящен целый раздел, в котором подробно описаны все объекты проверки, принципы и нормы, сроки проведения и многое другое.

Каждая организация может устанавливать свои сроки в зависимости от специфики деятельности и иных факторов. Проведение инвентаризации не является обязательной процедурой по законодательству. Штрафы за отсутствие инвентаризации не предусмотрены. Однако, штрафы за недостоверное ведение бухгалтерского учета и искажение информации существуют, поэтому рекомендуется не реже одного раза в год проводить проверку на соответствие друг другу фактических данных и данных бухучета.

Приказ о проведении инвентаризации перед годовой отчетностью издается заблаговременно. Сроков издания приказа не установлено.

По каким правилам составляется приказ на годовую инвентаризацию

Правила и перечень информации, которая должна быть указана в распоряжении на годовую проверку, ничем не отличаются от любой другой инвентаризации. Удобнее всего воспользоваться формой ИНВ-22, утвержденной постановлением Госкомстата России № 88 от 18.08.1998.

Источник